罗湖金岸入伙方案

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    罗湖金岸物业首期入伙已定于2003年11月下旬,入伙准备工作严重滞后。根据时间紧,任务重,工作量大,发展商对大厦物业管理要求严,标准高等特点,做到有计划、按步骤地完成大厦的入伙准备工作,保证首期业主入伙顺利进行;本着措施落实、人员落实、任务落实、责任落实的原则,为充分体现万年青房地产有限公司和金岸物业公司的形象,根据实际特制定本入伙方案。

一、罗湖金岸的物业概况
    罗湖金岸位尊沿河路、火车站以东、深圳河以南、新秀立交桥以西、文锦渡口岸以北,与香港隔河相望,是深圳有文锦渡、罗湖口岸、深圳火车站三口岸物业。大厦占地面积6139平方米,总建筑面积73000平方米 ,商业面积9900平方米,会所2553平方米,其中住宅面积62504.37平方米。

二、罗湖金岸物业管理处管理机构设置及人员配置
1.机构设置
根据罗湖金岸目前的物业需要,同时考虑到为今后的物业管理打好基础,管理机构设置为:办公室、财务部、客户服务中心、维修部、护卫部、环卫部。
2.人员配置及进场时间安排
金岸物业管理公司共配置人员64人,不含Z海驻场顾问,其中经理1人,副经理1人(兼任护卫主管,客户服务中心主任),办公文员1人,(来自:www.fang668.com)服务中心人员4人,财务部主管1人,出纳1人,维修人员8人(其中含维修主管1人),

www.fang668.com 保洁主管1人,保洁工10人,护卫员27人,炊事员2人,会所管理员5人,社区文化兼采购员及司机各1人,共64人。
其中管理层员工:在10月30日前录用完毕进场工作。维修工在11月20日前招聘到位进场工作,护卫员在10月20日前招聘到位,接受培训后上岗工作,清洁绿化工10月18日前招聘到位,经培训上岗,培训计划见附件。

三、入伙前准备工作
1.罗湖金岸成立入伙工作小组,由开发商指定一位负责人任组长,金岸物业公司x经理、Z海驻场经理林先生任副组长,10月20日起开始运作。组员:万年青地产公司3人(工程、行政、销售),管理处若干人。工作组成立后,召开会议,布置任务,进行分工开展工作,每三天或每周召开一次碰头会,检讨工作进度及问题,及时进行整改和纠正。
2.印制收楼、入伙必备的文件资料:其中《业主临时公约》、《前期物业管理服务协议》和《装修装饰管理协议》、《住户手册》各印900份,《员工手册》70份,《入伙通知书》900份,业主资料袋,档案袋各1000个,《入伙收费一览表》、《入伙须知》、《收楼指引》、《住户成员登记表》、《入伙会签单》各印950份,《装修开工申请登记表》、《装修管理规定》《防火责任书》、《装修责任承诺书》、《装修缴费通知单》、《装修违规通知单》、《装修施工许可证》各印刷1000份。《装修巡查表》印10本(每本80-100张)。以上文件、资料、表格由Z海通驻场经理提供样本,经发展商、金岸物业管理公司审定后,由发展

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3.向发展商索取罗湖金岸物业报建、施工、验收中形成的文件图纸等基本资料、业主名册、通讯地址及电话号码等,此项工作由管理处指定专人负责并于11月5日完成。
4.商请发展商至少提前十天向首期业主寄发《入伙通知书》和管理处提供的《入伙收费一览表》、《入伙须知》、《入伙会签单》、《住户成员登记表》等资料,此项工作由x先生负责跟进。
5.配合发展商与当地邮政部门联系落实本大厦的邮政编码、通邮时间和报刊订阅等事宜。此项工作由x先生负责,x先生负责跟进,并于11月15日前完成。
6.与发展商一起到所在区派出所联系确定本大厦的街区、门牌号及入住人口登记、户籍管理等事宜,此项工作由x先生负责,x先生负责跟进,并于11月10日前完成。
7.在征得发展商同意的前提下,联系落实大厦生活垃圾、装修垃圾清运和"四害"消杀分包单位并与其签订分包合同,此项由x先生负责,x先生负责跟进,11月15日前完成。
8.配合发展商与市电信部门联系,落实本大厦住户、管理处电话安装开通事宜,此项工作由x先生负责;x先生负责跟进,并在11月15日前完成。
9.配合发展商与有线电视台联系,、落实大厦有线电视接通事宜,此项工作由x先生负责,x先生负责跟进,并在11月15日前完成。
10.配合发展商与市燃气公司联系,办理大厦住户燃气开户点火等事宜,此项工作由x先生负责,x先生负责跟进。并在11月15日前完成。
11.商请发展商委托清洗公司对大厦的饮用水池进行清洗消毒,此项工作由x先生负责,x负责跟进,并于11月10日前完成。
12.组织金岸物业公司的全体员工,介入大厦环境治理、美化大厦环境,及入伙现场布置及宣传工作,此项工作由x先生负责,x先生负责协助,并于11月20日前完成。(入伙场地等商请发展同意后另定实施方案)。
13.商请发展商同意物业员工的所有制装应在10月30日前到位,以便提升物业员工的整体形象,此项工作由x先生负责。

四、物业的交接与验收工作
1.成立由发展商、承建商和物业公司共同派员参与的物业交接验收小组,具体统筹和协调交接验收工作,该小组应与10月25日前成立,(来自:www.fang668.com)并于10月27日前召开专题会议,对交接验收的范围(标准、程序、时间、进度)注意事项和人员分工等做出具体安排。此项工作由发展商指定负责人牵头,物业公司x先生、Z海驻场顾问x先生负责跟进落实。
2.物业公司负责与发展商沟通,确保在11月20日前水、电、路开通等此项工作由x先生负责跟进。
3.在交接验收的过程中,物业公司需指定专人对交验出现的质量问题或缺陷进行详细记录,并及时提交发展商、承建商进行整改,此项工作由x先生负责。
4.在对物业"硬件"进行验收的同时,管理处应注意收集索取相关的"软件"资料,并指定专人负责整理、归档、妥存、此项工作由x先生负责,x先生负责跟进,并在11月15日前完成。
5.物业公司负责准备交接验收时所需物资:如房门钥匙、保管柜、钥匙尼龙扣、胶袋、记录板等,此项工作由x先生负责,x先生负责跟进,并于11月10日前准备到位。

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五、入伙现场的组织工作
1.入伙现场的组织由赵云彬先生、x先生统一负责,Z海驻场顾问x先生、销售经理协助。集中入伙时物业公司要成立收银组、审核签约组、收楼引导组、装修咨询组、礼仪接待组和社会工作服务组。其各组任务是:
(1)收银组:热情耐心地听取和解答业主就收费项目、收费标准提出的问题,认真、准确地收取每一位业主应交的费用。该项由物业公司财务部会计人员负责。
(2)审核签约组:核对业主身份,审核入伙必备的资料,同业主签订《业主临时公约》、《前期物业管理服务协议》和《装修装饰管理协议》,收取《业主/住户成员登记表》等有关资料,该项由x先生负责,另配1-2名人员协助。
(3)收楼引指组:凭业主出具的已办完手续的入伙会签单,(四枚印章均已盖好)发放入户门钥匙,安排专人引导业主前往其所购物业现场协助收楼,收集整理收楼单并及时送给有关单位(发展商、承建商)该组由x先生负责,物业公司管理人员配合,另安排15-20名维修和护卫员做组员。
(4)装修咨询组:回答业主就装修问题的咨询,说明装修时应注意的事项,发放装修管理资料等,此项工作由x先生负责。
(5)社会工作服务组;提前预约银行、电信、有线电视、燃气等到相关部门和机构,在集中办理入伙手续时能到入伙现场办理相关手续,以方便业主,该项工作由x先生负责,并于11月18日前落实到位。
(6)礼仪接待组;在大厦或入伙现场入口负责接待引导业主办理入伙手续,并进行登记、发放号码,该项工作由销售部负责。11月20日前落实到位。
2.物业公司应请发展商、承建商和社会机构等在集中入伙时在入伙接待处联合办公,实行"一条龙"服务,即先由发展商为业主结清
购楼手续,其后到物业公司办理入伙手续,然后到依次到承建商、社会相关机构现场办公台前咨询有关问题,办理有关手续,此项工作由x先生负责。

六、物业公司办公运行和员工生活安排
(一)物业公司办公运作
1.在正式办公用房交付使用前,发展商已解决临时办公用房,建议在入伙前物业正式挂牌办公。办公用房的面积:物业公司经理办公室面积12平方米,财务部办公面积12平方米,公司办公室及文员的办公面积为20平方米,业主服务中心办公面积为30平方米,资料室设为10平方米,建议员工的住宿、食堂等生活区设在天台,管理层住住房标准为8-10平方米/人,操作层住房标准为5-6平方米/人。维修操作间15平方米,材料仓库为20平方米。
2.物业公司的成立、印章的刻制、起用、银行帐号的开设和物业管理费(物业费报批手续除外)的报批等由x先生负责。
3.《入伙方案》经发展商确认后,按照方案中所列的采购计划,分期采购到位,由物业公司配合发展商按规定时间完成。
4.各类标识牌、指示牌等标识制成后,安排人员在限定的时间粘贴、钉挂、安装到位,此项工作由物业公司维修部负责,并于10月20日前完成。
5.识别培训需求,制定培训计划,按照轻重缓急,抓好员工培训的落实,树立金岸物业形象,此项工作由Z海驻场顾问x先生负责。
(二)员工生活安排
员工宿舍及食堂应在入伙前正式启用,所需生活用品,按照经发展商认可的采购计划内进行采购和分配《制定生活用品

www.fang668.com 使用管理办法》。此项工作由x先生负责。
(三)开办费预测和采购计划(见附表)
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