业委会自行招标选聘物业公司实践案例全追踪

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    问题的提出

    自从中海的“四不接”而始,作为物业管理行业内部的惯性思维,就对业主委员会这个组织(或者机构)形成一种非常传统而又肤浅的见解,认为它们要么成为一个“橡皮图章机构”,要么就会“出乱子”,然而自2003年国务院颁布《物业管理条例》以来,业委会表现出惊人的旺盛生命力,其发展成熟的速度令人惊异,本文所研究的“青岛天福苑业主委员会自行招标选聘物业”的全过程,以及其当中出现的是是非非和最后的定标结论,对政府、开发商及物业同行和业主委员会的未来关系定位问题将具有一定借鉴意义。

    项目背景

    青岛属国内知名的旅游城市,较早推行物业管理,全国第二次物业管理会议在此地召开,青岛市政府于1998年即颁布《青岛市物业管理条例》;而且由于青岛酒店行业比较发达,为物业管理储备了大量的服务型人才,而且相当多项目引入外埠公司进行前期管理或顾问,在部分项目具有一定亮点,但是瓶颈也比较突出:政府对物业管理的理解倾向于“无为而治”、物业公司普遍对开发商依赖性较强、业主缺乏管理经费承受能力、收费及管理标准偏低等等,特别是青岛市对物管企业的严厉约束:禁止向业主收取任何形式的押金、前期物业管理费由开发商承担等,使前期物管的效果相比其它城市而言较为弱化。(此为地方行业环境背景)

    天福苑小区是青岛市一个8万多平米的综合型楼盘,由青岛商业网点集团有限公司开发,青岛市首届“房交会”以该项目名称命名,小区五栋高层、五栋多层共居住456户人家,在高层楼宇的1到3层另有约2万平方米的网点房,住宅于交付前一年就全部售完,基于青岛近年来的房价上涨,当前该楼盘二手房的价格正好是三年前销售价的两倍(7200元/平方米对应3580元/平方米,此为开发商及物业背景)。

    小区于2003年5月开始筹备入住,并聘请深圳品牌物管企业莲花物业担任一年期物业管理顾问,因当时国务院《物业管理条例》尚未最终定稿,故而在入住资料的准备过程中,依据《青岛市物业管理条例》第二十四条规定,前期管理费由开发商支付,为规避风险,物业公司在《入住合约》编制时特设条款“据实收取一定数额的保安、保洁、绿化费”以保留收费权利。其后,物管顾问依据深圳模式编制了全套入住资料并提供VI方案,并用一个月的时间完成了逐幢楼宇的验收、整改和接管工作。

    当年7月开始正式办理入住,入住时仅收取入住资料工本费、门禁IC卡费用和装修垃圾清运费,当年物业管理公司在该项目上投入近50万元,费用差额开发商予以全额拨付。(以上为前期物业管理背景)

    2004年1月小区入住户超过半数,随即依据青岛市相关法规规定筹备召开首次业主大会,选举业主委员会,因毛遂自荐的业主较多,在青岛市市南区物业办的指导下,该项目突破了青岛市业主委员会成员最多不超出9—11人的惯例,达到了19名业主委员会委员,其中包括1名主任,2名副主任和2名秘书。依据国内的业委会特色,其中不包含开发商成员,而网点入住户数较少,19名委员中仅有1名网点的代表。

    业主委员会于2004年6月28日成立,于2004年8月2日在市南区物业办备案。(此为业主委员会成立之背景)

    第一阶段:业主委员会自行招标

    按青岛市的相关规定,业委会成立两个月之内必须与业主大会选定的物业管理公司签订物管合

www.fang668.com 同,但是就不签订合同应当如何办?该规定却没有相应说明。作为业主们的“维权班子”的业主委员会,其首先做的事并不是召开业主大会选择物业管理公司,而是向全体业主征求对前期物业管理单位的评价,并由业主委员会主任李北森作代表,向开发商提出解决一揽子遗留问题的要求,主张双方进行对话,开发商表示同意。

    8月27日,开发商方面由建设该小区的项目总监孙总领衔,业主委员会方面由李主任、副主任吴冰等人作代表,双方各组成专门小组并由律师陪同进行了对话,开发商就业主提出的近二十个问题给予了解释、说明和答复,通过这一次沟通成功地解决了大部分原先富有争议和模糊不清的问题,然而就矛盾最为尖锐的分摊面积变动、车库只售不租等事宜,开发商与业主之间的分歧很难弥合。在9月4日物业公司向业委会提报《正常期物业管理方案》的当天,业委会向物业公司告知:经过集体商议,决定公开选聘物业管理企业。

    9月12日,天福苑小区业委会在当地媒体上刊登招聘物业管理公司的告示。

    9月18日,小区物业管理会议室济济一堂,据统计共有11家物业管理公司报名,9家公司参与这次招标会,由于业委会对社区情况的了解尚不充分,前期物管单位唯一的与会代表就临时充当了物业情况的介绍人,并带领各个公司的代表勘测现场,参观了本小区的中控室、楼道和车库等物业设施,随后,有4家物业管理企业在业主委员会规定的最后期限(9月22日)前投递了标书。由于此时业主委员会内部已经开始出现分歧,一部分人对选聘程序和范围持怀疑态度,而另一部分人根本就不热心“搞什么选聘”,揭标日期一天天拖延,10月8、9日连续两天青岛某媒体以《天福苑业主自行招标选物业受挫》、《业主选聘物业缘何受挫》为题进行报道,表明当时业委会的选聘物业工作正处于进退维谷的境地。

    第二阶段:双方沟通与合作的推进

    9月初,“青岛市政府采购中心”将入驻天福苑网点房,在管理处办理了装修手续之后,选定裙楼三层楼顶天台作为12台空调外挂机的放置地,开始动工伊始,便有部分用户指斥“位置安装得不对”、“噪音太大影响休息”,9月24日业委会向物业公司、开发商发送了一份函件,称“三层平台属全体业主共有,无业委会允许任何人不得安装任何物品”,在该政府部门第一次尝试安装空调外挂的当天,由一名业委会副主任带队的一群业主阻止的空调安装,为此,物业公司居间协调政府部门有关领导同业主委员会见面,但会面当中十几名业主委员众口一词的反对声,政府机关为此调整了在天台安装空调的方案,将外挂机分三个地方设置,其中一部分空调机放在小区内,但仍有部分业主对调整后的方案表示不能接受;待到安装当天,业主再次集会,再次阻止了空调安装,政府部门最终被迫将空调转到自己的窗户前放置,这次部分业委会委员成功地发动了住宅区业主,完成了一次坚持自我利益的表达行动。而物业公司同业委会之间的“沟通—合作”机制,也开始发挥作用。

    10月份开始,物业公司已就业主较集中的投诉问题逐个整改:联系开发商对楼道门前积水进行处理,追踪解决夏季空调事故频发事宜,与开发商召开多次联席会议,与电梯厂家直接进行磋商谈判,协调厂家于11月派驻了一个4人专项小组对小区全部电梯进行检修检查。业主前期不满部分得到解决。

    11月中旬,物业公司如期供暖。

    12月初,经过业主委员会和物业公司的密切沟通,成功地解决了小区车辆停放的遗留问题。按小区原规划设计中考虑的人车分流,自物业公司接管以来小区内本不准停放车辆,但因开发商拥有二层地下停车场的完全产权,并且为了回收投资采取只售不租的政策,引起住户不满,业主委员会成立后物业公司失去名义上的管理权力,这一管理要求随即松动,9、10月小区内停放车辆一度超出了一百辆,区内公共设施损毁严重,并存在大量安全隐患和消防隐患,直接影响了小区的正常管理,为此物业公司专门编制了《小区停车安排可行性方案》,三次找开发商陈情说明利害。囿于车位销售情况不佳,而物业公司解决困境的急迫性,最后开发商终于在11月下旬政策松动,同意出租车位,并且在首次出租定价上面给予了小区业主较大的优惠,对此业主委员会马上协作响应,委托物业公司以逐户意见征询的方式召开业主大会,取得了三分之二多数之后,随即向全体业主公示清出车辆的决议,于12月1日公示,12月5日正式开始清理车辆,作为民意的自然体现,在全过程中全体有车业主均表现出非常积极的配合。车库开放和小区内停车问题的解决,使业主委员会在选聘物业公司中的分歧态度获得了决定性的解决契机。

    第三阶段:开标及最后定标的过程

    2004年12月12日业委会邀请投标的4家企业代表到场,当众开标。

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www.fang668.com sp; 各企业在标书中的报价分别是:A物业公司多层0.80元/m2、高层0.80元/m2、网点1.60元/m2,B物业公司多层0.70元/m2、高层0.70元/m2、网点1.20元/m2,C物业公司多层0.55元/m2、高层0.65元/m2、网点1.20元/m2,D物业公司多层0.60元/m2、高层0.60元/m2、网点1.20元/m2。标书公示10天,但是出现的一个小插曲是这10天之中,有人将一张附有A物业公司单位盖章的《声明》放到了标书首页,上称“如全体业主同意,该小区不属二类高标准住宅小区(青岛市对物业费的一种划定办法中对小区的归类),我司愿意以多层0.40元/m2、高层0.40元/m2、网点0.80元/m2元进行该项目管理”,其后一部分委员根据该公司的这一声明,发现物业管理费还有降低余地,于是提出重新推倒重来进行招标,从而打乱了最初的既定步骤。

    1月8日当业主委员会进行召开业主大会的准备会议当天,部分反对意见的委员带领其他十多名业主代表冲进会场,会议被迫中止。

    1月12日业主委员会以汇总式投票从四家公司中选出两家公司,交由业主大会选择,并由社区居委会监督投票进程及结果。所有参与投票的业主委员会委员均未选择缺乏诚信的A物业公司,而持反对意见的业主委员则拒绝投票。

    1月22日社区居委会对小区选聘物业公司投计票工作的监督结果出具证明。

    1月28日业主委员会向全体业主下发了《关于公布小区选聘物业公司结果的通知》,原前期物业公司公司以住宅户数超出2/3,总户数超出80%的绝对多数成为最后的中标单位。

    3月1日业主委员会与中标的物业公司高层召开了见面会,就仍存争议的几个问题提出了解决办法。

    3月5日正式签署《天福苑物业管理服务合同》。经过双方协商,在物管合同范本之外增加了八个补充条款,其中主要有:

    划分了小区内开公司的管理费与非公司用途的管理费标准的差别,一般住宅业主的收费标准为管理费多层0.50元/m2、高层0.60元/m2(加上电梯运行费0.40元/m2),网点1.60元/m2,住宅区内办公的用户则按管理费0.80元/m2、电梯运行费0.80元/m2收费,以区分占用资源不同而产生的追加成本。

    在《合同》中对大、中修的责任归属上进行条件限定,规定“一般情况下大、中修和物业的更新改造费用由业主负责,但是如经权威部门认为大、中修和更新改造的原因属乙方维修养护不善的,则由乙方负责或者按比例承担。”

    选聘结果的成败得失

    就国内以前动辄“新管家进不了,老管家赖着不走”的诸多社区纠纷,此次业委会的选聘行为相对而言避免了过于激化的矛盾,但可以确言,可能真正的“斗争”序幕现在才刚刚开始。有时候,只有在成功找到失败,从失败中找到值得思考的地方,才有可能对整个事件进行准确的判断。

    在全过程中,都有一部分业主则抱有这样的观点:“管理费越低越好,越迟开标越好,最好维持现状(不开标、不缴费)”,以此利用好业委会的权力杠杆,他们确实有可能“获得更多”,但是更有可能是这个社区的物业管理滑入更加复杂的境地,到2005年1月上旬业主委员反对派自行集会所“申明”的应当进行的程序:其实无意之间道出了未来业主委员会进行社区自我管理的“真理”:

    第一步:确保管理用房和商业用房产权的全面移交,由业主委员会代表业主进行接收;这是“请进来”以前要把前期物业管理公司先“请出去”。

    第二步:由业主根据物业整个情况进行自行管理费定价,根据这一价格同物业公司谈判。(他们提出的价格是多层0.35元/平方米,高层0.4元/平方米,但这似乎并不重要)

    第三步:在合同增加业主满意率的条款,如果一年中业主满意率达不到70%,则全体业主免交一个月的管理费,如果3个月后仍然达不到此标准,则物业公司予以解聘。

    近几个月来,小区内频频散发传单“维权”,在广场上召集业主集会,选举各楼道的“业主代表”,这样的宣传起到了部分的效果,直至选聘结束,仍有一百余户业主未签署选聘物业公司的选票,一部分是真诚地希望将管理费降低到理想的水平,另一部分则是对本次业主大会的召开持保留态度和漠视态度。

    而业主委员会中以主任、副主任为代表所走的路线,则是通过和前期物业管理公司的密切联系,积极向物业办、居委会进行政策咨询,就程序的“正规”而言没有达到上述的理想化,但是每个步骤参照着

www.fang668.com 《条例》和《业主大会规程》来,并由居委会进行监督,物业办负责指导,而且小区相当部分业主本身对前期物业管理企业抱有同情,业主大会召开后随即取得三百余户的选票,应当说前期物业单位的付出得到了一个起码的证明和回报。在3月1日的见面会当中,有十二名业主委员会委员会出席,一同参加的还有市南区物业办的辛科长,以及天山社区居委会的三名主任。

    两个对立面的相同点都是从业主的利益出发,但是视角有所区别。前者认为:没有程序的公正,结果就无法保证公正;我们自己内部的规则都还没有建立起来,何谈对外选聘物业?而且,物业管理费完全可以“压得更低”;而后者认为:既要讲求信用和肯定这次选聘的成果,更要有一个少数服从多数的游戏规则,否则业主委员会永远会是乌合之众;至于满意率与一个月管理费挂钩,更会形成一种错误的利益导向。而几名年纪最大的业主委员会委员则不属于这些“自由、民主”的派别,他们反复向物业公司强调:我们(业主委员会)和你们(物业公司)仍是一家人,不是两家。其实业主的主流倾向还是从开发商和业主维权之间寻求一条解决问题的中间路线,对前期物业管理既抱有同情也有微词,而业委会分歧双方的主要人物对程序的把握能力,则是这一次选聘过程中最有特色的部分。

    当地政府主管部门对这一次天福苑业主委员会的作为给予了高度评价,他们认为,这一次选聘证明了较强的自我管理意识,而且居民对物业管理的法律法规也有了更深入的理解和认识,在3月12日青岛某媒体以《“天福苑”选聘物业终有结论》进行报道的当天,《青岛市物业管理条例(草案)》开始公布并向市民征求意见。

    而对开发商的老总李金文先生而言,这应是神经紧张的半年,作为青岛市经贸委的原直属企业,这家开发商非常重视诚信和社会上的声誉,因为2005年同时有3个项目开工,房地产品牌是否能够延续,很大程度上取决于前期开发成果能否稳定和成功的物业保值增值。

    最后,对于当前这一家中标物业管理企业来说,合同的签定将是一切工作的开始,而远远不是结束,半年的磨难着实让这家规模不大的物业公司元气折损和人才流失,小区物业还有大量的遗留问题留待解决,管理服务中实际存在的缺陷和漏洞需要整治,而业主之间形成的对立还需要长时间、富有诚意的沟通和交流去弥合,如果我们的物业管理者们不能从这样大的痛苦和磨难中去获得教训,那么未来就可能还将遭遇更加严重的惩罚。

    二○○五年三月九日

    诚挚致谢:青岛市商业网点物业有限公司总经理 冷志毅先生
    青岛市天福苑业主委员会主任 李北森先生 副主任 吴冰先生 袁莹女士
    作者单位:金良物业管理咨询有限公司
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