物业管理项目接管验收过程中应把握的主要问题

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    摘要:物业管理公司在接管项目前应提前编制接管验收流程,明确验收时间、验收标准、验收整改期限等内容,并绘制接管验收流程图。在正式验收前,物业管理前期介入人员要将已经发现的问题进行整理分类,并对相关责任方区分清楚,做到在验收过程中有的放矢。

    对于物业管理公司来说,做好项目的接管验收尤为重要。因为接管验收直接关系到物业管理公司今后的物业管理工作是否能够顺利开展,所以物业管理公司在接管项目时一定要周密安排、细致处理,为日后物业管理服务打下坚实的基础。

    一、物业项目的接管验收应把握的主要问题

    (一)新项目的接管验收。

    验收准备:

    1、接管验收方案的确定。

    在接管验收前,物业管理公司应提前编制接管验收流程。由物业管理公司各专业人员组建验收小组,明确分工,编制验收方案。在方案中,要确定验收时间、验收标准、验收整改期限等内容,并绘制接管验收流程图,加强工作的计划性及严肃性,使接管验收工作有条不紊地进行。物业管理公司可以在方案中建议接管验收最好三方,同时在场验收。一是开发商,二是施工方,三是物业管理公司。

    2、验收标准的确定以及验收原则的把握。

    作为乙方的物业管理公司要为开发商提供物业接管验收标准及接收原则,规范开发商的收尾工程工作,明确责任,保证物业接管及业主入住的顺利。在验收标准的确定上,物业管理

    公司一是应依据国家标准及现场考察情况编写;二是应依据物业管理委托合同中的服务标准来进行编制。

    3、物业管理建议与意见的整改。

    在新项目接管过程中,物业管理公司前期介入,发现的问题、提供的建议,开发商整改的情况,应作为接管验收的一个重点。在正式验收前,物业管理前期介入人员要将已经提出的问题进行整理分类,甚至同类问题如果针对不同的施工方,也最好区分清楚,这样在验收过程中,才能有的放矢。

    4、验收表格的准备。

    物业管理企业经常会遇到招标文件不详、图纸资料不全,现场部分设备设施满足不了管理委托合同中服务标准的要求等问题。对于这种情况,物业管理公司应该首先准备好接管验收表格,包括:设备接管验收表、户内设施验收表、接管验收问题整改表等。

    接管验收:

    1、注意竣工验收与物业接管验收的区别把握。

    竣工验收与物业接管是两个不同的概念。接管的物业虽然经过竣工验收为合格工程 , 但并不意味着接管验收就没有问题。竣工验收是从大方面把好质量关,许多无关大体的小问题不在竣工验收质量的范围内。在接管前物业有任何问题均应由开发商负责解决。虽然如此,大多数的开发商仍不愿意参与验收的问题的解决,因此物业管理公司应收集各方面的资料以及联系方式,这样,物业管理公司就可以直接与施工方对接,出现问题,再找开发商解决。

    2、物业分项移交的接管验收。

    现实的接管验收少有整个物业同时移交。虽然规定物业要经过综合验收后方可交付使用,但未等综合验收就急于交付的情况时有发生。特别在设备方面 , 调试验收合格一项就移交一项,今天接管了电梯系统,

www.fang668.com 几个月后又接管空调系统 , 至于消防系统的移交可能更迟。因此 , 物业管理公司必须坚持合格一项接管一项。未经调试合格验收的项目不能签字接管 , 不然就要背负责任走。分项接管验收完成后,物业管理公司验收小组负责人及开发商验收对接负责人要签字确认,以便分清责任,日后顺利解决问题。

    3、明确接管日期 , 以便划清责任界线。

    物业管理公司只对接管后的物业所产生的问题负责 ,

    如在保质期内 , 非人为因素的问题仍由开发商或施工方负责。若由于开发商在施工验收合格后未能及时移交物业管理公司接管 , 使物业管理公司接管后的设备保质期缩短 , 物业管理公司应向开发商提出 , 要争取补回原来的保质期。

    4、接管验收遗留问题的处理。

    (1)遗留问题的登记确认:对资料验收中发现的资料不全、不真实、不合格等问题 , 接管验收小组应当将问题逐项记录在《接管验收资料遗留问题登记表》中并交开发商对接负责人签字确认;对物业硬件设施接管验收中发现的不合格等问题,接管验收小组应当将问题逐项记录在《接管验收设备设施问题登记表》中并交开发商对接负责人签字确认。

    (2)关于资料遗留问题:接管验收小组应当积极同开发商联系补齐 , 必要时公司领导应当协助进行。

    (3)关于物业硬件设备和设施遗留问题:接管验收小组应当要求开发商在两周内解决;对重大问题接管验收小组应当要求开发商在一个月内解决 .

    必要时公司领导应当协助进行。

    (4)关于长期解决不了并势必会影响物业管理的问题:物业管理公司应当以备忘录的形式将问题登记后交给开发商进行备忘。

    (二)从业主委员会手中接管项目。

    1. 拟订移交接管办法。

    2. 协助和办理移交接管事项。

    3. 在接管合同中明确验收内容、标准、责任界定等内容。

    4. 需要重点验收的内容:

    (1)图纸资料是否完整、是否有缺失。
    (2)公共区域配套设施完好情况。
    (3)物业用房的使用状况验收。
    (4)可经营资产收入及利润分配。
    (5)维修资金的账目和使用情况的审批程序是否齐备,并对帐目情况进行核对。

    5、要清晰工程遗留问题解决的现实情况。

    6、与原物业管理公司的对接。如果原来有物业管理公司,在物业接收过程中,新物业管理公司一定要注意与原有物业的公司对接。虽然管理权交接的主体是业主委员会和物业管理公司,但业主委员会对于物业管理的具体情况,并不一定很了解,更换物业管理公司的原因,除了物业服务水平、物业收费标准等原因外,还

    可能涉及到工程遗留问题、物业欠费问题等诸多方面因素,在接管过程中,要在业主委员会的支持下,与原来的物业管理公司在账务、设备使用等方面交接清楚,如果可能的话,再更多的了解一些项目其他细节,避免在接管后,出现被动局面。

    二、正式接管时物业管理公司应把握的主要问题

    1、对在前期介入阶段提出的完善项目和整改意见进行复核。对尚未完善的事项,要求开发商提出补救和解决措施并备案。

    2、开发商应对小区所有土建工程、装饰工程、市政工程、设备安装工程和绿化工程等主题及配套工程的施工(承包)单位名称、工程项目、工程负责人联系电话、保修期限等内容列出清单交给物业管理公司。

    3、将开发商施工未用完的小区建材,包括各种瓷片、玻璃窗及配件等留下来备用,以减少以后维修费用。

    4、凡小区采用的非市面上常见的建材、设备和设施,应让开发商或施工单位提供供货和维修保养单位的地址

www.fang668.com 、电话和联系人。

    5、验收时注意和物业管理密切相关的设施和管线有无并按要求做好。

    6、小区公共设备、设施、辅助场所、停车位、会所等产权须界定并出具相关证明。

    7、办理入住仪式的准备:为了恭祝业主的乔迁之喜,让每一位业主感受到新家园、新生活的美好与憧憬,同时展现未来物业管理人的良好形象,物业管理公司可以邀请业主代表、开发商及社会各界领导参加由物业管理公司举办的简朴的入住仪式,营造安宁、祥和、积极向上的氛围和良好的物业管理环境,为未来获得一个良好的开端。

    参考文献:

    1.物业网,《物业接管验收注意事项》,2006年1月16日
    2.深圳物业管理网,《物业管理前期介入、接管验收、入伙》,2004年11月3日

物业管理项目接管验收过程中应把握的主要问题