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客户投诉受理规程

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 物管学堂  物管制度  客服  正文 客户投诉受理规程 2010-5-18    客服

投诉的记录:无论客户以何种形式进行投诉,也不论客户投诉为何种类型,一旦接到投诉客服助理必须如实填写《客户投诉处理记录表》。

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    1.0目的:建立处理客户投诉渠道,增进与客户的沟通,迅速、及时、合理地处理客户的投诉,提高客户对服务的满意率。
    2.0范围:管理处受理的客户投诉。      
    3.0职责:
    3.1客服部负责对客户投诉的受理、回访工作。
    3.2相关部门负责对客户投诉的内容进行处理。
    3.3各部门负责将投诉内容转告给客服部。
    4.0程序:
    4.1投诉形式:客户投诉的形式包括电话、来访、书信或新闻媒体、网上投诉(如网上楼盘论坛)。      
    4.2投诉类型:客户对公共设施、设备、清洁、绿化、维修、保安、消防及员工服务等方面不满意的投诉。                                                                                     
    4.3投诉的分类:根据投诉的性质和内容,客户投诉可分为:
    4.3.1投诉:由于管理处自身原因造成的品质缺陷,www.fang668.com导致客户不满而产生的投诉;或由于误会或讹传,导致客户在不明真相的前提下产生的投诉;在接报后应诚恳向客户致歉,同时立即查明原因并采取相应的纠正措施予以改进。
    4.3.2待改进投诉:由于施工单位或其他外部单位造成的物业缺陷或由于公司历史遗留问题造成的品质缺陷,导致客户不满但暂时又无法解决的投诉。此类投诉在接报后应给予客户委婉的解释,同时制定相应的改进计划并答复客户,必要时采用上门沟通或发布公告的方式予以解释。
    4.4处理客户投诉的原则:
    4.4.1先别急于解决问题而应先抚平客户的不满情绪;
    4.4.2务必保持心境平和,并全神贯注的聆听客户的投诉;
    4.4.3只针对问题本身,而不要针对个人;
    4.4.4任何时间都不能表现出推诿的态度,不能将问题转移到其它单位或个人。
    4.4.5投诉第一受理人有责任跟踪投诉处理情况,直到问题解决为止;
    4.5投诉的受理
    4.5.1投诉的记录:无论客户以何种形式进行投诉,也不论客户投诉为何种类型,一旦接到投诉客服助理必须如实填写《客户投诉处理记录表》。
    4.5.2管理处全体职员必须高度重视客户的投诉,同时有义务在接到客户投诉后第一时间转告客服助理。
    4.5.3所有客户投诉必须由相关部门主管签字认可并立即组织人员查找原因、制定纠正和预防措施;重大问题应立即向管理处经理汇报。
    4.6投诉答复时间
    4.6.1一次答复时间:对立即可以处理的问题,客户助理应该在接到投诉后立即给予客户肯定的答复。对情况较为复杂或暂时无法明确责任的问题,客户助理应在接到投诉后与客户约定二次答复时间,并明确处理问题的时间表,如无法解决或非物业管理原因导致的,应向业主解释清楚。
    4.6.2二次答复时间:通常不能超过三天。
    4.7投诉处理时间
    4.7.1以下项目必须在接到投诉的当天立即派员进行处理:
    4.7.1.1危及客户人身、财产安全的项目;
    4.7.1.2影响客户正常生活的设施、设备故障(包括


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投诉的记录:无论客户以何种形式进行投诉,也不论客户投诉为何种类型,一旦接到投诉客服助理必须如实填写《客户投诉处理记录表》。

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供电系统、供水系统、计费装置、公用天线、电梯、智能化设备等)。
    4.7.2.3正在进行的违反物业管理法规条例的行为;
    4.7.2.4当天内无法处理完毕的客户投诉,必须在接报后三天内进行处理。
    4.8投诉的跟进: 物业管家每三天应对客户投诉跟进一次,每月进行一次统计,每季度提交"客户投诉受理汇总报告"。
    4.9投诉的回访
    4.9.1客户投诉处理完毕后,客服助理应两个工作日内及时对客户进行回访(回访的方式可以采用电话、上门、e-mail或网站中的BBS、留言板等)。
    4.9.2 回访记录于《客户投诉处理记录表》,投诉回访率为100%。
    4.10投诉的闭合: 只有客户对投诉的处理结果表示认可和满意时,投诉才可以闭合。如果客户对投诉的处理不满意时,必须重新进行处理直至客户满意为止。
    5.0支持性文件和记录:
    5.1 KH-07-R01《客户投诉处理记录表》
    5.2 KH-07-R02《月投诉统计表》
    5.3 KH-07-R03《月投诉分析改进报告


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