物业档案管理办法

    1、物业档案建立的内容
    业主入伙资料
    业户家庭资料
    业户联系电话
    包括:正常情况下的联系电话和紧急情况下的联系电话,如家庭电话、单位电话、手机、呼机、E-mail地址等。

    业户室内装修管理资料
    包括:装修申请表、装修过程情况记录、管线变动情况等。

    业户日常维修资料
    包括:维修、维修回访等记录情况。
    业户反馈资料
    包括:服务质量回访记录、业户投诉及处理记录、业户意见征询、统计记录等。

    2、物业档案管理的具体措施
    业户档案资料是在业户入伙以后逐步建立起来的,其内容包括业户的姓名、家庭情况、工作单位、联系方法、管理费收缴情况、室内装修管理(来自:www.fang668.com)资料及物业独用部分使用及保养维修情况等。
    业户档案的收集
    ××物业设立档案室,建立相应规章制度,对业户档案进行严格管理。资料收集坚持内容丰富的原则。在实际工作中从需要出发,扩大资料来源,从时间上讲是在业主入伙时开始收集归档,实行业户一户一档。
    业户权籍资料管理
    从业户入伙开始,应着手权籍资料的收集工作,权籍资料的收集、整理、归档,应做到条理清晰、完整齐全,便于查阅。管理和使用好权籍资料,动态反映业户权籍状况,为业户需求提供服务。
    业户档案的整理
    各个业务范围上收集到的信息资料,统一交档案员集中整理,整理的重点根据资料内容、来源进行分类,做到条理清晰、便于查阅。

    3、业户档案的归档
    ××广场××号楼项目(---)管理处的业务接待将收集到的业户资料每月五日前提交档案中心。××物业档案中心员按照物业管理自身的内在规律和联系,将资料分类有序地保存,并输入计算机存档,运用计算机的先进手段进行档案资料的管理。

    4、档案的利用
    为业户服务工作及时提供档案资料,直接或间接地为业户管理服务,从而有效地提高服务质量和服务水平。

    5、业户档案的管理
    业户档案的使用应有严格的规定,借阅必须由具备规定条件(来自:www.fang668.com)的人员经登记后方可借出,归还时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,严重时追究有关人员的责任。业户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作,计算机使用时应防止电脑病毒侵入。