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物业公司会议管理制度

http://www.fang668.com 日期:08-25 12:38:59| 行政管理|人气:680

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    1、目的:

    为进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,提升公司运营水平,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,特制订本制度。


    2、适用范围 :

    本制度适用于广州XX物业管理有限公司内部会议管理。
    (各项目内部会议管理规范由项目自定,报总经办审批后执行)


    3、管理权责:
    3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。
    3.2 会议提拟人或主办职能部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。
    4、会议分类:

序号

类别

 会议名称

 主题 / 特点

时间安排

参加人

1

公司

公司例会

固定时间、固定汇报程序, 尽量解决即席提出的问题。

每月两次,每月15日和30日,遇节假日顺延

各项目/职能部门负责人

2

公司

动员会

发言固定、没有讨论程序

临时

相关员工

3

公司

研讨会

对某一课题或问题切磋、探 讨,不一定有结果

临时

相关员工

4

公司

鉴定 / 评审会

对某事物的价值、性能,质 量鉴别,必须有结论

临时

相关员工

5

公司

专题会

为某一专题而开,必须有结 论

临时

相关员工

6

公司

评比会

一般在年底或某一重大活动 结束后召开

临时

相关员工

7

公司

总结会

总结前一段工作,研究、部 署下阶段工作

临时

相关员工

8

公司

汇报会

下级向上级或有关人员汇报 工作情况 公司临时

临时

相关员工

9

公司

调度会

任务安排,人员派遣,设备 物资情况的调动

临时

相关员工

10

项目

项目行政例会

各项目,固定汇报程序

每周一次,按时间表执行

项目经理,项目部门负责人


    备注:如公司会议需提前或延迟等特殊情况,总办将提前通知。
    5.会议要求:
    5.1、做好会议记录。公司会议记录要做到专人记录和管理,会议记录人负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况报告会议主持人。(来自:www.fang668.com)必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。每月底总经办检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据。职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘。

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    5.2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法,并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没做,做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。
    5.3、力求会议实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会负责人要按照落实要求,层层进行传达贯彻,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要作用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。
    5.4、严格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应有机的安排工作,认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。
    6、管理内容:
    6.1 会议计划与统筹
    6.1.1 每月28日前,总经办应与各项目协调确定下月计划召开的项目例会,统一报总经理审批后,汇同公司例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各项目/职能部门负责人。
    6.1.2 凡总经办已列入计划的项目例会,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时例会时,项目应提前2天报请总经办调整会议计划。
    6.1.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、项目例会、项目临时会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
    6.2 会议准备
    6.2.1 会议通知遵照以下规定:
    1 、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各项目按计划表直接通知与会人;
    2 、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知:
    (1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议;
    (2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
    (3)其它提拟人认为应另行通知的情况。
    3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门;
    4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
    6.2.2 会议的其它准备工作遵照以下规定:
    1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;
    2、会所根据会议提拟部门要求提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;
    3、公司总部召开的公司级会议会务组织统一归口总经办负责。
    4、各项目/职能部门在公司总部召开的会议需用公共会场的,应提前向会议室管理部门(会所)提出工作联系单,由会议室管理部门(会所)统筹安排。
    6.3 会议组织。
    6.3.1 会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。
    6.3.2 会议主持人须遵守以下规定:
    1、主持人应不迟于会前 5 分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
    2、主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
    3、会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
    4、属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
    5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
    6.4.3 与会人须遵守以下规定:
    1、应准时到会,并在《会议签到表》上签到。
    2、会议发言应言简意赅,紧扣议题。
    3、遵循会议主持人对议程控制的要求。
    4、属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言。
    5、遵守会议纪律,与会期间应将手机调到无声,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场。
    6 、做好本人的会议纪录。
    7、会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。
    8、各职能部门/项目要把每次会议精神传达到基层员工,也可根据自己部门/项目的实际情况,定期召开部门/项目级会议传达会议精神。
    6.4.4 主持人为会议考勤的核准人,考勤记录由会议记录员负责。
    6.5 会议记录:
    6.5.1 公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。
    6.5.2 公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定:
    1、各项目应常设一名会议记录员(一般为本项目的内务文员,名单报总经办备案),负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。
    2、会议记录遵照“谁组织,谁记录”的原则,如有必要,主持人可根据本原则及考虑会议议题所涉及业务的需要,临时指定会议记录员。
    3、总经理主持的公司例会、临时行政会议原则上由总经办文员负责会议记录工作,总经理另有指定的,从总经理指定。
    6.5.3 会议记录员应遵守以下规定:
    1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要。
    2、会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。
    3、对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。
    4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
    5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
    6.5.4 下列情况下,应整理会议纪要: 1 、公司各类行政会议; 2 、须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议; 3 、其它主持人要求整理会议纪要的会议。
    6.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。公司各职能部门组织各项目下对口部门的会议纪要及各项目每周行政例会的会议纪要须报总经办一份存档备查。
    6.5.6 会议原始记录的备档按以下规定: 1 、各职能部门负责组织的公司各类会议的会议记录,由本部门负责日常归档、保管,www.fang668.com但应作为机要档案每季度及时转总经办统一归档备查。 2 、各职能部门内部会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查。
    6.5.7 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
    6.6 会议跟进
    6.6.1 会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。
    6.6.2 集团总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经办负责落实,集团总经理另有指定的,从集团总经理指定。
    6.6.3 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
    7、奖惩
    7.1 奖罚:计入员工绩效考核制度体现
    7.2 迟到、早退、缺席
    1、迟到  所有参加会议的人员在会议规定召开时间后 5 分钟内未到的,计为迟到。
    2、早退  凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前 5 分钟提前离开 会场的,计为早退。
    3、缺席  凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。
    8、附则。
    8.1 本制度由广州XX物业管理有限公司总经办负责解释。
    8.2 本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行。

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