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会议管理工作规定

http://www.fang668.com 日期:08-25 12:41:37| 行政管理|人气:451

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    1.0 目的
    为进一步加强会议的组织性和纪律性,提高会议质量,特制定本规定。

    2.0 范围
    本规定适用于物业集团各种工作会议,所属各物业公司(管理处)参照执行。
    3.0 职责
    3.1 行政管理总部负责本规定的制定、修改、废止工作。
    3.2 行政管理总部和各物业公司(管理处)行政管理部履行会议管理职能。

    4.0 工作内容
    4.1 会议的召开必须以高效、精简、节约为原则。
    4.1.1 按照规模和级别将物业集团会议分为物业集团会议和部门工作会议两类。
    4.1.2 物业集团会议:由物业集团主要领导主持、各部门与各物业公司(管理处)负责人参加的会议,包括物业集团两周例会、物业集团培训学习会议等。

    4.2 部门工作会议:由物业集团主要领导授权其他领导或部门(下属公司)领导主持的协调会及其他部门会议。
    4.3 召开会议的审批
    4.3.1 物业集团会议不需审批。
    4.3.2 部门工作会议。由物业集团本部部门或下属物业公司(管理处)牵头组织召开的协调会或其他部门会议,须认真填写《会议召开审批表》,经行政管理总部平衡意见后,报领导审批。
    4.3.3 公司其它人员未经审批,不得擅自召集其它部门开会,不得擅自占用会议室。

    4.4 会议组织与安排
    4.4.1 会议主持人:物业集团会议结合总经理意见,由副总经理主持(岗位空缺的情况下由行政管理总部负责人主持);部门工作会议由牵头部门负责人主持;有上级(集团)领导、政府部门领导或其他重要来宾时由总经理主持。
    4.4.2 物业集团会议由行政管理总部根据领导授意进行组织安排。
    4.4.3 部门工作会议,由牵头部门进行组织安排,并将召开会议的议程及参加会议人员等情况报送行政管理总部;行政管理总部负责提供会议室。
    4.4.4 会议召开前,应由行政管理总部或牵头部门做好会议准备工作,包括各种会议议程设计及材料、会议签到、会议记录等。
    4.4.5 会议通知
    4.4.5.1 与会人员名单的确定既要精简也要有代表性,并能够及时准确的加以贯彻落实。物业集团(来自:www.fang668.com)会议由会议主持人提议并报总经理审定;部门工作会议由主持人确定。
    4.4.5.2 物业集团会议由行政管理总部负责在会议召开8小时以前下发或传真书面会议通知(临时紧急会议除外),并告知会议主题和准备事项。在书面通知不便的情况下,由行政管理总部专人负责电话通知。
    4.4.5.3 部门工作会议由会议主持人安排牵头部门人员在会议召开8小时前书面或电话通知与会人员,并告知会议主题和准备事项。

    4.4.5 会议考勤 
    4.4.5.1 参加会议者不得迟到、早退或擅自不参加会议。会议由专人负责考勤;因事不能参加会议人员需书面向会议主持人请假,特殊情况可电话请假,请假获批准后不列入考核。
    1) 集团会议,由领导秘书(行政管理总部)负责考勤。
    2) 部门工作会议由会议主持人安排专人负责考勤。
    3) 会议考勤人员必须在会议开始前15分钟准备好考勤表,开始考勤。
    4) 与会人员擅自不参加会议,按照当天旷工记入当事人当月出勤记录;与会人员迟到10分钟者、未经(来自:www.fang668.com)会议主持人批准擅自离会者,按照当天迟到记入当事人当月出勤记录;考勤人员未按时准备好考勤表和未按规定考勤,按照当天迟到记入考勤人员当月出勤记录。
    5) 会议考勤结果由考勤人员于会议结束后报会议主持人签字,并负责在24小时送达行政管理总部。
    4.4.6 会议纪律。与会人员在会议上手机必须调到无声状态,在会议上不得随意走动,不得交头接耳,不得打瞌睡,未经主持人同意不得接听手机。
  

www.fang668.com   4.4.7 会议质量管理。
    4.4.7.1为保证会议质量,提高效率,与会人员在接到会议通知后要认真准备,汇报内容要有重点有条理,发言时间控制在5分钟以内。
    4.4.7.2 会议须遵循“有议必有果”的原则,对会议上提出的问题必须得出结论;每项会议决定事项必须有明确的责任人、完成时间、完成标准;有争议事项以会议主持人决定为准,而不论其职位高低;与会人员的表态代表其所在部门的表态。
    4.4.8 会议纪要
    4.4.8.1 物业集团会议纪要由领导秘书或行政管理总部指定专人拟写;部门工作会议纪要由主持人指定专人拟写。
    4.4.8.2 会议纪要要体现会议时间、会议地点、会议主持人以及参加人等;对于内容须择要而记,包括与会人员提出的问题及意见、会议主要决定事项等内容。
    4.4.8.3会议纪要必须在会议结束后二十四个小时内完成拟写并报主持人审核。

    5.0 相关文件
    无
    6.0 记录表格
    6.1《会议纪要》(QR-5.5.3-01-01)
    6.2《会议签到表》(QR-5.5.3-01-02)
    6.3《会议召开审批表》(QR-5.5.3-01-03)

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