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物业档案室管理规定

http://www.fang668.com 日期:08-25 12:42:05| 行政管理|人气:964

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    档案室管理规定
    一、归档制度
    1、归档范围
    公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。
    2、归档要求
    归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。
    3、归档时间:输完毕后,应立即归档。
    4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
    5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

    二、保管制度
    1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
    2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。
    3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
    4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
    5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。
    6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。
    7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。

    三、档案借阅、复印程序
    提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室
    具体要求:
    1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;
    2、要爱护档案,(来自:www.fang668.com)不得丢失;
    3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;
    4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;
    5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;
    6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。

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