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小区物业管理的现代化

http://www.fang668.com 日期:08-25 13:23:44| 物业管理培训|人气:857

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    一、小区物业管理现代化的内涵及其意义

    (一)小区物业管理现代化的内涵及其意义

    小区物业管理现代化,即是指在住宅小区物业及其物业管理中,以现代技术创新和科学 管理为宗旨,运用现代化管理手段,使物业的硬件与软件管理,走向科学化、制度化与规范化管理的活动过程。

    住宅小区物业及其物业管理作为我国新兴的转型性行业,正在迅速发展与崛起,它是改 革、开放以及建立社会主义市场经济的客观需要,是我国城乡住宅房屋管理体制,由粗放型管理向集约型与现代化管理转换的客观需要。因而,其管理与服务职能的发挥,必须以实现 管理现代化为前提,最大限度的使用现代化手段,如科技创新手段、计算机管理手段等,去实施硬件(如房屋、设备与设施等)和软件(如产权、产籍、组织制度、管理方法等)的科学管 理。通过内部不同层次的管理活动,进而达到科学化、制度化与规范化管理以及管理层与作业层人员素质不断提高的目的。显而易见,小区物业管理现代化的实际意义就在于:

    首先,它要求管理思想更新。即要确立现代企业管理意识,包括经营战略、市场观念、 资金运用、服务质量、时间、效益等观念更新。也就是说要打破传统的行政福利性的房产管理理念,树立起社会化、专业化、企业化、经营型的现代化小区物业管理新思想、新观念。

    其次,它是实现组织管理现代化的需要。就是根据现代企业组织原则,建立和完善企业 管理体制,设置和选择管理组织机构,目的是提高工作效率,适应房地产物业管理需要。

    第三,它是管理方法实现现代化的重要标志。就是要根据企业自身的技术水平,选用一 系列与其相应的现代管理方法,如现代经营决策方法、计划管理方法、经济数学方法等等。

    第四,它是管理手段实现现代化管理的反映。就是要运用一系列企业现代管理必须的管 理工具,如先进的监控手段、电子计算机、管理信息系统等等。

    第五,它是实现管理人才现代化需要。人才现代化是小区物业管理现代化实现的根本。 一切先进的管理方法、手段都要在人的使用下才能发挥作用。管理人才现代化就是要培训和造就一大批掌握现代管理艺术,具有指挥才能、参谋才能、监督、执行才能和各种专业知识 的现代管理人才。

    (二)小区物业管理现代化的必然性

    小区物业管理现代化已是跨世纪管理的时代要求与必然。即是社会实践与社会发展的客 观需要。就现阶段而言,这种必然性主要体现在以下几个方面:

    1.小区物业管理现代化是市场经济发展的必然趋势

    党的十四大提出我国经济体制改革的目标是建立社会主义市场经济体制。我国目前正逐 步由传统的经济体制向社会主义市场经济转变。市场经济的建立,要求企业转变经营机制,因而也就势必要求企业在管理思想、管理组织等方面适应市场经济的发展趋势,转变传统的 房屋管理思想,树立现代的社会化、专业化、企业化的经营型管理思想,这样从思想上与市场经济的发展要求保持一致性,进而在组织上、管理方法、手段及人才上逐步适应市场经济 的发展要求。

    社会主义市场经济的发展,使住宅物业才能以企业化形式出

www.fang668.com 现,小区物业房屋已不再是 福利分配,而是商品置业或经营。这一观点的确立,才使得一些城市的房管部门率先把小区物业视为商品来经营,对小区物业开始从单纯的管理型向经营型转变,小区物业管理才发展 成一个新兴行业,而市场经济的发展又离不开管理的现代化。管理现代化是经济体制改革的一项重要内容,而小区物业管理现代化只有尽早抓起,才能跟得上时代的步伐,才能在市场 经济的大潮中显示出旺盛的生命力,也才能发挥其应有的职能作用。因此,小区物业管理的现代化是我国市场经济发展的必然趋势和要求。

    2.小区物业管理现代化是我国房地产业发展的要求

    在许多国家或地区,房地产业是经济发展的重要产业,素有经济发展的“晴雨表”之称 。而房地产业在我国兴起,房地产市场在经济中涌现,是党的十一届三中全会以来改革开放的产物,短短的十多年来,对我国经济的发展,起着重要的促进作用,随着房地产业的发展 ,房地产综合开发的成效十分显着,大量的住宅小区和高层楼宇及各类房屋都投入了市场,建设项目的增多,建设规模的扩大,建设方式的多样化以及产权多元化的格局,都给房地产 管理特别是房地产进入流通领域后的物业管理提出了新的要求。随着房地产的市场化,原有的那套行政性福利型的房屋管理体制越来越不适应新形势发展的需要,在这种情况下,物业 管理作为房地产综合开发和住房体制改革相配套的综合性管理形式必然要满足房地产发展的需要,这种需要的实质,是必须摆脱过去那种自建自管的分散管理体制,克服了过去各自为 政、多头管理、互相扯皮、互相推诿的旧体制的种种弊端,尽快建立起组织机构健全,以其社会化、专业化和企业化的现代化管理服务于新建住宅小区的住宅商品化的消费管理。我国 房地产业的健康、顺利发展,也就越是需要小区走物业规模化经营之路,提高管理水平,在客观上必然要求小区物业管理实现现代化。

    3.小区物业管理现代化,能够满足住区群众日益增长的对改善居住环境的需求

    小区物业管理的一个重要功能就是为业主和租户创造与保持一个安全、舒适、文明、和 谐的生活和工作的环境。随着经济的发展和人民生活水平的提高,人们对生活和工作空间及环境都有了越来越高的要求,特别是住宅小区的大量涌现和房改的不断深化,当人们迁入宽 敞明亮、装饰一新的居室后,就会更加期待有一个文明、详和、安全、优雅、舒适的生活环境,呼唤着房屋维修、安全保卫有保障,渴望生活服务设施健全并实施现代化小区管理。满 足住区群众的这种要求,以“用户至上、服务第一”的宗旨,不断健全管理制度,完善服务机构,向小区住户提供全方位的综合服务,为建设优美、安全、文明的居住环境创造条件, 是小区物业管理的义不容辞的责任,因此,小区物业管理只有以现代化管理为手段,才能不断满足住区群众日益增长的对改善住区环境的需求。

    4.小区物业管理现代化有利于推进城市管理的现代化

    小区物业管理推行的是变过去那种单纯的房屋维修为实施全方位的维修、养护及综合服 务管理,变政府部门行政性、福利型管理为企业化、专业化、经营型的有偿服务管理,因而,通过小区物业管理现代化的实施必然为城市管理的现代化带来生机。使物业管理成为城市 管理现代化的一个窗口行业。由于小区物业管理的现代化,必然会在小区管理与服务中,推进城市管理现代化的进程。由于小区物业管理现代化不仅仅是房屋及设备、设施、管理,而 且它还包括小区地产管理、治安、环卫、生活服务等的管理,在实施社会化、专业化的小区物业管理当中,就会大大提高城市管理的社会化和专业化水平,因此,小区物业管理现代化 必然是加快城市现代化管理水平的客观需要。

    二、小区物业管理现代化的内容与途径

    (一)小区物业管理现代化的内容

    小区物业管理现代化是一个不断发展、创新的动态活动过程,随着城市现代化的发展和 小区现代化房屋、设备与设施以及家庭生活水平的不断提高,小区物业管理现代化的内容与衡量标准也会不断地发生变化。某些设备与设施现在看,是符合现代化标准的,但过一段时 间它又变成落后的了,所以现代化的内容与方法既应是相对稳定的,也不是一成不变的。就前述现阶段的小区物业管理现代化的意义中,我们也不难理解,管理现代化的内容应包括:

    1.管理理论的现代化

    管理是科学,管理也是生产力,要使管理现代化必须在小区物业管理中掌握、学习现代 化管理理论,用现代科学管理理论来指导管理实践,是小区物业管理现代化的必备素质。如小区物业管理理论与家务、系统工程学、管理方法论及房屋维修技术、行为心理学等。

    2.管理思想的现代化

    小区物业及其物业管理,从企业化经营与管理的角度,它是从事住宅长期消费活动的经 济实体,因此,要加强现代化管理,物业管理者就要树立新的思想观念,如创新、改革、服务、承诺、时

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    3.管理机构的现代化

    管理机构现代化的主要标志是管理的高效率,这就要求机构设置要科学、机构层次少而 精,职能部门有机联系,凡事有人管,大小事有人抓。只有机构设置符合现代化要求,管理现代化也就有了组织保障。

    4.管理方法现代化

    方法现代化是两个根本性转变的客观需要,简单的粗放型管理已不能适应管理现代化的 要求,广泛地采用数字方法、定性与定量分析的方法,是实现从静态管理走向动态管理的最佳选择,只有管理方法的现代化,才能使小区物业管理作到事事有标准,人人讲标准,在标 准化活动中推行管理方法的现代化。

    5.管理手段的现代化

    管理手段现代化的主要标志,是电子计算机在小区物业管理与服务中的广泛应用。无论 是小区物业机构的职能业务管理,还是综合家庭信息服务,都应采用这一现代化管理手段。手段是达到管理现代化的重要途径,只有手段的现代化才能达到管理的高效率。

    6.管理人员的现代化

    管理人员现代化是实现全方位管理与服务的最活跃的因素。小区物业管理的社会化、专 业化,必然要求要有一大批专业化的管理人员参与管理与服务。只有依靠对人的智力开发,才能使管理逐步走向现代化。

    (二)小区物业管理实现现代化的途径

    为实现小区物业及其物业管理的现代化管理内容,其途径是多方面的,一般说,应从以 下几个方面入手:

    1.树立全新的管理思想,是实现管理现代化的基础

    管理思想的现代化是管理现代化的灵魂,没有管理思想的现代化,也就谈不上其他管理 方面的现代化。

    要实现物业管理现代化,首先要转变思想观念,即从传统的行政性福利性的房管模式向 社会化、专业化、企业化的经营型现代化管理模式转变。这种思想观念的转变是市场经济的发展要求的。

    在计划经济体制及转型过程中,随着经济体制的改革,小区物业管理体制在不断改革中 已初步形成。许多城市的小区物业管理在借鉴香港和国外物业管理经验的基础上,结合国情,已走出了一条适应社会化、专业化、企业化物业管理新思路。因此,要搞好物业管理,现 代化就不能受传统观念的束缚,树立全新的管理思想是实现物业管理现代化的根本途径。

    2.组建全新的物业管理组织机构,是实现小区物业管理现代化的保证

    物业管理机构现代化,就是按照现代小区物业管理的发展要求,不断地调整、完善企业 化管理组织,使其达到管理与服务的同步发展。一般情况下,小区物业的组织机构是否保证了管理现代化的实施,其衡量标准主要包括3个方面:

    第一、小区物业管理组织机构的建立,应符合管理工作的一般规律,即是否符合规范化 管理的要求;是否能满足管理职能间的内在联系;是否能满足小区物业管理与服务的特殊要求。最终能促进物业的管理与发展。

    第二、小区物业管理组织的现代化程度,是否已达到管理组织原则要求的验收标准,是 否具备同行业领先水平。

    第三、衡量小区物业管理组织机构是否现代化的重要标准,就是看物业管理与服务,是 否达到质量优,维修工期短,维修成本低,用户是否满意;企业化管理与服务的整体效益( 即社会效益和企业效益)是高还是低,以经济效益的高低可以反映出管理组织是否适应管理 的要求,也体现着管理组织机构发挥职能作用的程度。

    以上三个标准主要是从质的规定性上来衡量小区物业管理组织机构的现代化程度,其中 ,第3条效益标准可以用一系列指标来反映企业的经济效益,即从量的方面来衡量,反映管理组织现代化的实现程度。在实际工作中,也可以从纵向与横向两个方面进行衡量,纵向衡 量就是把企业管理组织的过去与现在进行比较,反映企业管理组织的发展阶段与程度;横向衡量就是把我国小区物业管理组织机构的现代化程度与同期的行业内、行业外的先进企业管 理现代化相比较,反映两者之间的差距,通过对上述三个方面的纵向与横向的衡量,也能够从不同侧面看出小区物业管理组织现代化的程度。

    3.运用现代化管理方法,是小区物业管理现代化的重要途径

    现代管理方法的特点主要有以下几点;

    第一,科学性。即现代管理方法是以现代科学技术为基础的,是系统论、控制论、信息 论的具体应用。

    第二,定量性。现代管理方法一般建立在现代数学基础之上,有越来越明显的定量化趋 势。

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www.fang668.com sp;   第三,完整性。现代管理方法一般都较为完整,一般都有明确的目标、一定的制约条件 、达到目标的程序和方法、良好的信息反馈等。

    第四,通用性。现代管理方法都有比较广泛的适用范围。如ABC管理法,不仅应用于 库存管理,而且还可应用于资金管理、人事管理等。

    第五,全面性。即现代管理方法应用范围的全面性和所赖以产生的现代科学技术的全面 性。现代管理方法中,有的方法涉及人的管理,有的方法涉及物的管理,有的方法是对二者的管理。

    第六,智能性。即以电子计算机为手段。现代管理方法与电子计算机辅助管理互相依存 、互相配合现代管理方法的应用越来越多地以电子计算机为手段。

    现代管理方法的种类很多,对于小区物业管理来说,现代管理方法在各业务职能管理领 域的应用是比较重要的,因为它有助于各专业人员根据实际工作需要,有重点地学习和掌握与本职能管理有关的现代管理方法,便于有关部门组织现代管理方法的培训,还有利于现代 管理方法按职能配套应用,以便更好地发挥职能作用。在各业务职能管理领域中,可以采用如下现代化管理方法:

    (1)管理决策方法,包括:市场调查法、预测法、决策法、维修评估法和信息分析法等。

    (2)计划管理法,包括:全面计划管理、网络计划技术、维修投入产出等方法。

    (3)物资管理法,包括:全面房屋与设备维修管理、物资的保管、物资质量标准等方法。

    (4)理财方法,包括:全面经济核算、目标成本、价值工程等方法。

    由于管理方法现代化是小区物业管理现代化的重要衡量标准。因此,在小区物业管理中 推行和采用现代化管理方法并不是件容易的事。首先,它要求小区物业管理层要以身作则的学习并运用现代化管理方法;其次,要加强组织培训,为管理人员掌握现代化管理方法创造 条件;最后,在推行现代化管理方法时,要贯彻由简到繁,由单项到多项,不能操之过急,要循序渐进。

    总之,采取多种途径,推行现代化管理方法在小区物业管理中的应用,将有助于提高小 区物业的管理水平,有益于小区物业管理现代化的实现。

    4.提高小区物业管理人员的综合水平,是实现小区物业管理现代化的关键

    小区物业管理人才的现代化,是实现物业管理现代化的根本所在。物业管理的一切先进 管理方法、手段和物业管理活动,都是在人的使用下和参与下才能发挥作用。因此,培养和造就一大批掌握现代领导管理艺术,具有指挥、管理与监督才能的各种专业的现代管理人才 ,是当前小区物业管理迫在眉睫的大事。

    管理人才的现代化,从管理者个体来说,主要包括:管理人员的素质、能力、知识结构 等方面的优化,以适应企业管理现代化的要求。一个优秀的管理人才无论是在个人素质、能力及知识结构等方面,均应具有综合管理水平。在素质方面应具有良好的个性心理特征,强 烈的创新素质和健康的身体素质;在能力方面,应具有制定决策的能力,其中包括信息处理能力、组织咨询能力、综合分析能力、择优判断能力等。此外,还应具有决策实施能力,即 实施方案的选择能力、知人善任的用人能力、令行禁止的统率能力以及善于协调、应变等能力;在知识结构方面,应具有管理知识、技术知识和法律知识。管理知识,是每一管理人才 必备的专业知识;技术知识,是管理人才知识结构中重要的组成部分,是成功地管理物业企业所必不可少的技能知识;法律知识,是以依法治业,懂法、执法的必备知识。此外尚需具 备较高深的理论知识如经济学、社会学、心理学、法学、人才学、哲学、贸易、金融、财政、统计、会计等。

    目前,小区物业管理人员在综合管理水平上参差不齐,究其原因主要是由于物业管理的 广泛性和复杂性对物业管理人员的综合能力提出的较高的要求所致。而我国小区物业管理起步较晚,对管理人员综合能力的培训虽已全面启动,但大面积的开展持证上岗培训的力度不 足。只有全面提高管理人员的综合水平的培训,才有益于小区物业全员素质的提高,才能保证小区物业管理现代化的实现。

    三、小区物业微机管理与应用

    计算机是一种自动、高速、精确地进行各种数据计算、数据处理的现代化电子设备。计 算机的出现,虽然只有40多年的时间,但对于人类的科学文化,对国民经济和国防科技都产生了巨大影响。计算机已成为现代科学技术管理的重要内容。特别是进入本世纪80年代 以来,大规模和超大规模集成电路的应用,出现了微型计算机,使计算计的应用更加广泛。计算机的发展已超出了计算机的范围,随着计算机产品的更新换代和应用软件的不断推陈出 新,计算机已在国民经济各个部门大显神通,成为管理手段现代化的标志。毫不夸张的说,当今世界上许多先进技术的发展,如若没有计算机的帮助,许多高科技成果是不可能获得成 功的,计算机在高科技乃至管理领域,起着对人类社会发展不可替代的作用。

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    近年来,随着我国小区物业管理的迅速发展,小区物业管理如何应用计算机全面开展小 区物业的日常管理,已日渐成为人们的共识。

    实践证明,用微机管理小区物业,不仅可以提高时效,而且会加快小区物业管理的现代 化进程,使管理与服务实现良好的社会和经济效益,可以预见,以计算机为手段的小区物业管理,必将显示出所具有的强大的生命力。

    为使人们对计算机应用于小区物业及其物业管理有一个感性认识,了解与熟悉计算机的 特点、组成、应用与成果是十分必要的。

    (一)微型计算机的特点和组成

    1.微型计算机的特点

    微型计算机即台式计算机,具有如下特点:

    (1)有运算速度快的特点

    这是微型计算机的显着特点。目前,一般微机运算速度可达每秒几十万次,这就大大节 省了运算时间;

    (2)有记忆和逻辑判断能力的特点

    微型计算机能把数据、程序存贮起来进行处理,把结果也保存起来,随时准备输出。计 算机还能进行逻辑判断,并根据判断结果自动地决定计算应执行什么命令。

    (3)具有高精度和高可靠性的特点

    由于采用了二进制数字式表示方法。因此,计算数据的输入、保存及运算都能以极高的 速度与精度进行运算,其结果可以说是非常可靠的。

    2.微型计算机的组成

    一般来说,计算机通常由两大部分组成。一部分是看得见摸得着的部分,称为“硬件” ;另一部分是指计算机工作的程序叫“软件”。

    (1)微型计算机的硬件系统

    通常情况下,计算机硬件由五部分组成:

    ①输入设备

    其功能是输入原始数据、命令和程序等,如键盘、光电输入机、光笔等。

    ②输出设备

    其功能是将计算机运算的中间结果或最后结果输出。如:CRT显示、电传、打印机等 。

    ③运算器

    它是计算机中进行运算的部件。

    ④存贮器

    它是能够保存和记录原始数据、程序以及运算的中间结果和最后结果的装置。

    存贮器又可分为内存和外存两部分,内存容量小(目前微机常用的32k字或64k字) ,但存取速度快,微机中,多采用半导体存贮器。外存容量大,但存取速度慢。常用的有软 磁盘、硬磁盘、光盘等。

    ⑤控制器

    它能根据事先给定的命令发出各种控制信息,使整个计算过程能按一定顺序进行。

    在上述硬件系统的5个组成部分中,人们往往把运算器、存贮器和控制器联结在一起, 称为计算机的主机;而把各种输入输出设备统称为计算机的外围设备或外部设备。其中,主机内的中央处理器(CPU)是计算机中的运算器(即驱动器)和控制器(即键盘)的集成,它是 微机的核心部分。

    (2)微型计算机的软件系统

    计算机除了硬件外,还必须有软件系统。因为光有硬件,计算机还是什么事也干不了的 ,要使计算机正确地运行以解决各种问题,必须给它编制各种程序。

    为了运行、管理和维修计算机所编制的各种程序的总和就称为软件。软件的种类很多, 通常分为系统软件、应用软件。

    系统软件,是指操作系统、各种高级语言的编译和诊断程序等。如DOS系统,通过这个桥梁,用户不必多了解计算机本身就可使用它。

    应用软件,是指不同用户根据自己对软件的多样化需要所编译的专用程序,它较能满足生活与管理等多方面的需求,近于使用单位,例如工资管理程序、计划管理程序等。应用软 件也可逐步标准化、模块化,逐步形成解决各种典型问题的应用程序的组合,被称为软件包或称为软件系统构成,见下图所示。

    (二)微机在物业管理业务中的应用

    小区物业管理的内容相当复杂,涉及面也十分广泛,综合起来说,主要有房屋管理、市 政公用设施管理、环境卫生管理、

www.fang668.com 绿化管理、治安管理、交通管理、财务管理、市场管理及一些经营性项目管理等。因此,微机在物业管理的应用是非常必要和紧迫的。

    目前,微机主要应用于小区物业及其物业管理的有以下三个方面:

    1.房屋及住户的有关资料的存档和信息收集的应用

    在物业管理中,房屋及住户的有关资料的详细登记和存档是相当繁琐的,其工作量相当 大。主要包括:户籍资料、房屋建筑的技术档案资料、房屋设备管理账册和重要设备维修的技术档案等。

    这些财产资料反映了房地产物业的产权情况,记录了房屋及其土地使用情况的基础资料 和现有房屋及设备技术性能情况,是物业管理的重要内容,为物业管理的计划和决策工作提供了重要依据。房屋及住户的资料登记工作是一项涉及面广、工作量大、技术性强而又繁杂 的工作,而采用微机进行财产资料存贮则大大减轻了过去人工操作的劳动强度。由于微机能迅速地对大量资料及时进行输入、分类、加工处理、保存和传递,不仅有助于存贮、保管, 还便于查询和查阅。

    2.财务管理方面的应用

    随着财务应用软件的开发和应用,微机在财务管理中的应用也成为可能。作为物业管理 的重要内容的财务管理,它包括资金的筹集及现金、预算等程序软件的编制,即可通过财务核算、财务分析为管理者提供企业的资金运营状况,使管理者及时了解小区物业管理中各项 有关业务的收支状况,为其科学决策提供重要依据。

    另外,各项服务和管理项目的收费也可采用微机管理。如水、电、气费通过相应的系统 管理软件,建立用户档案,只需输入相应的数据即可自动计算出用户的应交费用,并自动打印出收费单据,并可以与财务软件相连,以便财务上的核算,这样可减轻收费员的工作强度 ,使得收费工作规范化、统一化,还可减少对用户的服务时间,为用户提供快捷、便利的服务。

    3.编制房屋装饰、维修工程概预算的应用

    在物业管理中,房屋及附属物的维修和装修所占比重相当大,构成物业管理的主要内容 。随着微机编制工程概预算程序、表格设计及定额数据文件库的完善和应用,采用微机编制工程概预算已成为一种维修与居室装修应用发展趋势。

    应用微机编制概预算具有几个优点:一是编算速度快,提高了编制概预算的效率;二是 计算准确、口径一致,精度较高;三是预算项目完整、数据齐全;四是使用简便,容易掌握。

    因此,在物业管理中采用微机编制工程概预算具有快速、准确、完整、简便、方便施工 等特点,免除了专业人员的大量繁琐、重复的手工计算过程,强化了经济核算工作。

    此外小区物业微机管理和应用还可用于其他方面,如方便住户的电脑换房、电脑查询信 息等等。随着物业管理的发展和微机的普及,小区物业微机管理将成为今后的发展方向。

    (三)小区物业微机管理和应用给物业管理带来的变化

    微机应用于小区物业管理,如同其他先进技术一样,不仅提高了小区物业的管理水平, 同时也引起了物业管理的一系列变化。从目前的应用情况看,这种变化主要表现在如下几个方面:

    1.小区物业微机管理与应用,促进了管理方法的进步

    随着微机在小区物业管理中的应用,物业管理方法明显进步。由于微机能对大量的资料 及时迅速地进行分类、加工、处理、保存和传递,不仅改变了传统的人工处理信息的方法,减轻了管理人员的劳动强度,提高了工作效率,而且还为管理人员提供和创造了决策、规划 、管理等的科学方法。如微机在财务、人事等方面的软件应用与

www.fang668.com 推广,使管理人员从繁杂的编制会计凭证、会计报表及人事调配的工作中解脱出来,而且通过微机可以进行财务分析, 并且根据需要还可分析和提供管理者需要的数据,同时为决策者提供决策方案等等。总之,微机在小区物业管理中引起的变革已打破了多年来,以粗放型管理为主的管理方法,正在向 管理方法现代化的方向推进。

    2.小区物业微机管理和应用,促进了管理人员的变化

    微机的应用大大改善了小区物业管理人员的劳动强度,提高了工作效率,使物业管理人 员可以从繁琐、重复的事务性工作中解脱出来,把更多的时间、精力投入到小区物业管理的综合服务与急需解决的诸如兴办新的服务项目等工作中去,为进行创造性的管理与服务工作 带来了新变化,促进了管理人员激励作用的发挥。同时对管理人员的知识结构也提出了新的要求,要求管理人员不仅要掌握业务基础知识、专业技术知识与法律知识,还要求管理人员 尽快掌握计算机操作和应用知识,使自己不仅能操作,而且还是编制管理软件程序的能手。这种变化真可谓“如鱼得水”。只有这样才能把微机在物业管理中的应用,推向更加广泛的 管理领域,才能使微机更好地为小区物业管理服务。

    3.小区物业微机管理与应用,引起了管理机制的变化

    微机管理系统对信息的收集、加工、存贮传递均实现自动化,在现代通信技术的支持下 ,计算机可利用通信设备联成网络,使得信息的搜集、使用、处理不受地理位置的限制。这样既能保证本业务系统的纵向联系,又能为国内与国际的横向联网具有了可能性。在这种情 况下,管理的各部门将日益依赖于计算机信息管理系统,从而改变传统的管理方式。在管理机制上一方面有利于集中控制,另一方面又有利于基层管理人员了解全球的物业管理新动态 ,从而,可以自觉地调整服务项目与管理总目标的要求,及时而迅速地为业主和用户提供服务。这种以计算机为中心的管理系统将促使管理机制发生新的突破性变化,使其更能适应现 代化管理手段的需要。

    四、小区物业微机管理与应用的发展趋势

    随着现代科学技术的进步和市场经济的迅速发展,小区物业管理的范围日益扩大,管理 程度也日益复杂。面对激烈的市场竞争和人民群众对改善物业环境的渴望,物业管理单凭依靠物业管理者的丰富管理经验和高超的管理艺术已经远远不能适应21世纪对科技进步和小 区物业管理飞速发展的客观要求,小区物业管理全面实现管理现代化的势头已是势不可当。无需讳言,就目前而言,由于各种原因,计算机在小区物业管理与应用中,尚不能尽如人意 。然而,随着计算机软件编程技术的不断发展,计算机在小区物业管理中的应用,将呈现出如下发展趋势。

    (一)计算机在小区物业管理中的发展阶段

    计算机在社会服务领域中的发展,是随着计算机软件程序技术的不断开发与应用,而得 到广泛推广的。这种发展趋势,大致是沿着3个阶段推进的。

    1.单项数据处理阶段

    该阶段由于计算机本身的功能、软件系统及外部设备发展不够完善,仅能模仿手工管理 方式,多用于简单的处理工资、计划、统计报表等的事务性工作,是计算机用于管理的低级阶段。

    2.数据综合处理阶段

    该阶段的主要特点是:计算机管理由单项数据处理发展到具有一定反馈功能的子系统管 理,计算机出现分时系统,单级发展成网络,信息处理由批处理方式发展为实时处理方式。

    3.管理信息系统阶段

    随着计算机广泛应用于管理,以及信息论、控制论、系统工程等优化理论在软件程序中 的应用,使计算机具有存储数据的功能,即数据库的出现和各种通讯网的建立,促使计算机由管理某个子系统而发展为全面管理系统,由计算机初始阶段的简单运算,发展到控制制订 计划、编制报表、提供高层决策等的管理信息系统阶段。

    该管理信息系统的特点是强调从系统的角度来处理事务,力求达到全面最优,建立以人 为主体,计算机为助手的人-机自动化管理系统;依靠计算机对各种信息处理和综合,使管 理做到有序的实时处理。

    综上所述,从计算机在管理中的三个发展阶段中,我们不难看出,当前的小区物业应用 微机管理,还处于正在向第二个阶段发展与完善的时期。因此,计算机在小区物业管理中的应用还真是任重而道远。这种应用滞后于计算机发展现状,虽然有计算机软件开发的原因, 但小区物业开发科研经费不足与管理尚不规范,也是不可忽视的重要内因。

    但人们有理由相信,随着微机开发成本的下降和微机软件技术的日渐完善,小区物业微 机管理应用也必然会大踏步地迎头赶上,向计算机应用的高级阶段即管理信息系统阶段迈进。诚然,这种发展趋势的到来,不是一朝一夕就能做到的,需

www.fang668.com 要各方面包括技术上、经济上 的共同努力才能逐步实现。

    (二)计算机在小区物业管理应用范围上的发展趋势

    计算机在我国经济管理的各个方面都得到了广泛的应用,在其他行业的管理中效果是明 显的。一方面是取得了可计量的直接效果,如节省了人力,减少了费用,防止损失,增加收益等;另一方面取得的效果是无形的,是无法直接计量的。如提高了企业的管理水平,提高 了管理人员的素质,促进了管理的现代化等,而这些效果的取得正是由于计算机应用于企业管理的各个方面、各个层次的结果。如决策、计划、生产过程等。同样,要使微机在小区物 业管理中发挥其应有的效果,就要不断地拓宽微机在物业管理中的应用范围,使微机真正成为管理的助手。因此,从微机应用范围的趋势看,应在下述3个方面进行开发。

    1.应大力开发物业管理的规划与决策软件

    不言而喻,物业管理不仅是为房屋及其设备设施等进行维修保养,对治安、环卫、小区 绿化等进行定期管理,而且它还要为住户提供全方位的管理服务,如建立商场、医院、学校及一些家庭生活上的需求服务等。这就要涉及到整个物业管理的规划和决策。为此,不仅需 要管理者具备管理经验,还需要依赖管理者对信息的处理、投资理财、大量的原始信息、资料整理以及严格的投资计划可行性分析等能力,如若没有计算机的协助处理,管理人员要在 短期内提出规划和决策方案是相当困难的,而采用微机情况就不一样了,它可对各种方案进行计算机模拟并加以评价,很快就可以为管理者提供出快捷的科学决策依据。开发出这样一 套规划与决策软件,马上会使物业管理在短时间内达到一个较高的水平。

    2.应大力开发物业管理范围的计划管理软件

    在计算机模拟结束和决策方案制定后,管理的任务就是依据模拟结果,选用最佳决策方 案,然后就是具体地执行计划。可以说,包括收集、统计资料在内的绝大部分工作都可以由计划管理软件来完成。由于物业管理与服务项目较多,以往通过人工去制定计划,还有赖于 对有关资料的收集、记录和分析十分繁琐。若是有了软件程序使用计算机就可以完成统计预测,以便管理人员在掌握所需情况后,有的放矢地制订出房屋、设备与设施的维修计划,通 过信息反馈系统,计算机还可对维修计划执行情况,作出统计分析,并且能够提供房屋、设备、设施的完好率、故障率和其他具体情况。开发出这样的计划管理系统软件,已是计划管 理工作的多年愿望。

    3.应大力开发财务会计系统软件

    物业管理作为自主经营、自负盈亏、自我发展的经济实体,其资金的运营状况是其存在 和发展的关键。

    作为小区物业及其物业管理的资金来源,一方面来自管理服务收入;另一方面还要开展 多种企业化服务流动,借以扩宽资金来源渠道。由于小区物业管理涉及的业务范围,多而杂,管理人员要详细、全面了解其资金的收支状况,并不是件易事,若大力开发物业财务会计 系统软件,就使物业管理的财务状况一目了然,不仅使管理者对具体业务的资金收支状况了如指掌,而且还可借助计算机进行新的投资计划决策和及时调整原有计划中的失误。然而, 以计算机为信息处理工具,使财务会计进入全面的电算化编程系统,替代手工核算,尚存在较多的困难,除经济条件的限制外,包括小区物业财务会计在内的企业会计系统不是独立存 在的系统,它不仅与企业内部发生直接联系,它还要和外部、上级主管、财税、银行等发生经济往来,所以难度很大,但根据实际需要,大力开发内部财务会计系统软件的范围、目标 是可以积极探索的。

    总之,对小区物业微机管理与应用及其发展趋势的认识,应持机遇与挑战并存的态度。 办公自动化、小区服务信息化,是社会科技进步赋予物业及其物业管理的历史必然,是人类社会进入21世纪之后,所要经历的必由之路。但人类社会要全面实现电脑社会,矛盾也是 客观存在的。迎接挑战,探索适合小区物业微机管理的新路,应是我们追求的最终目标。

小区物业管理的现代化
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