应收账款管理制度

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    应收账款管理制度
    第一章 总则
    一、为充分利用客户信用拓展市场,保障公司资金安全,防范经营风险,缩短应收帐款占用资金的时间,加快公司资金周转,提高公司资金的使用效率,制定本制度。
    二、本制度所称应收帐款,包括客户依据其信用额度赊销所产生的应收帐款和公司经营中形成的各类债权,具体为应收销货款、预付购货款、其他应收款三项。
    三、应收帐款的管理部门为财务部和业务部,财务部负责数据传递和信息反馈,业务部负责客户的联系、信息收集查证和款项催收,财务部和业务部共同负责客户信用额度的确定。
    第二章 客户资信管理
    四、客户信息档案的建立由业务部负责,由业务部收集查实、录入计算机系统并将相关资料文件归档备查。客户信息档案包括:
    (一)客户基本资料:包括客户的名称、地址、电话、法定代表人、经营管理者及相关人员的性别年龄、兴趣爱好、家庭情况、学历能力、社会背景,与本公司交往的时间、业务种类等;
    (二)客户特征:包括客户的市场区域、销售能力、发展潜力、经营战略和经营理念等;
    (三)业务状况:包括客户的销售业绩、市场份额、市场竞争力、市场地位、与竞争者的关系及与本公司的业务关系和合作情况;
    (四)交易现状:包括客户的销售活动现状、存在的问题及客户目前的市场形象、声誉、财务状况、信用状况等。
    五、客户的信息资料由经办业务主管负责收集,凡与本公司交易次数在两次以上的客户均应于第二次交易完成之日起五日内完成建档。
    六、客户的信息资料为公司的商业秘密,所有经管人员须妥善保管,不得泄露。
    七、客户的信息资料发生变更时,业务主管应当随时汇总整理后交业务部予以更新或补充。
    八、客户的信用额度和期限实行定期核定制,由业务主管、业务部经理、财务经理共同初步审定,报总经理(或分管副总经理)核定,每半年对客户的信用额度和期限核定一次,核定后由业务部归档备查。
    第三章 产品赊销管理
    九、在市场开拓和产品销售中,凡利用信用额度赊销的,必须由经办业务主管填写赊销申请单,注明赊销期限,由分管负责人严格根据该客户信用额度签批后,财务部方可开票,仓库管理部门方可凭单办理发货手续。
    十、财务部主管应收帐款的会计严格监督每笔应收帐款的回收和结算。超过信用期限仍未回款的,应及时告知财务部经理,并及时汇总通知业务部清收。
    十一、凡前次赊销未在约定时间结算的,除客户能提供可靠的担保外,一律不再发货。
    第四章 应收账款监控
    十二、财务部应于每月5日前制作上月《客户对账单》,与有应收账款的客户对账,《客户对账单》应由客户亲笔签名或加盖公章,特殊情况下可通过传真的方式进行对账,但通过传真方式进行对账的客户,至少每个季度届满五日内交寄一份上一季度《欠款确认书》,交寄给公司的《欠款确认书》应是由客户亲笔签名或加盖公章的原件;
    十三、公司对外以两个主体经营,即"福建XXx有限公司广西分公司"和"南宁市XXx有限公司",业务部及财务部应当核对与客户发生合同关系的主体,签订合同、业务往来、制作《客户对账单》及清收时应当使用相应的、完整的主体名称。
    十四、业务部应严格对照财务部的《客户对账单》,及时核对、跟踪赊销客户的回款情况,对未按期结算应收账款的客户进行催收,出现异常情况的,及时汇报给总经理或主管副总经理。
    十五、对超过信用期限或约定期限未支付清货款的客户,按以下制度处理:
    (一)超过1-10日的,由经办业务主管上报部门负责人,并电话催收;
    (二)超过11-30日的,由业务部经理上报主管副总经理,派员上门催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;
    (三)超过30日并经催收无效的,由业务部报总经理批准后作个案处理,提请公司法律顾问签发《律师函》,对发《律师函》无效的客户,考虑通过诉讼等方式催收,并由业务部对经办业务主管给予相应处罚;
    (四)情况紧急或情况特殊的,不受前三款制度的限制。
    十六、业务主管在外出清收应收帐款前应仔细核对《客户对账单》的正确性,做好行程安排和预算报业务部经理审批。业务主管在外清收帐款的,应随时向业务部经理电话汇报工作进度和行程,款项收回后应整理好相关帐款,由业务部经理签字后及时向财务部交纳相关款项并销帐。
    十七、业务人员清收应收帐款时有下列行为之一的,一经发现,根据公司制度处罚,情节严重者移交司法部门追究其相关法律责任:
    (一)不及时上交或侵占、挪用所收款项的;
    (二)退货不报或积压退货的;
    (三)将退货转售牟取私利的。
    第五章 应收账款交接
    十八、业务主管岗位调换、离职,必须对经手的应收帐款进行交接,

www.fang668.com 未办清交接手续的,不得离岗,公司不予办理离职手续。拒不交接或交接不清的,责任由移交人负责,交接完毕后,责任由接交人负责,公司保留追究拒不交接或交接不清员工全部法律责任的权利。 
    十九、业务人员接交时,应与客户核对帐单,遇有疑问或帐目不清时应立即向主管反映,未立即呈报或故意代为隐瞒的,应与离职人员共同承担责任。
    二十、离职人员完成移交手续并经相关部门主管确认同意后方可发放该移交人员未结算的工资,未经主管同意而自行发放的,由责任人负责赔偿。
    二十一、业务人员办理交接时由业务部及财务部监督,移交时发现有贪污或挪用公款、短缺物品、现金、票据或其他凭证等情形的,除限期全额赔偿外,情节严重的,公司还将依法追究其民事及刑事责任。
    第六章 附则
    二十二 、本制度与公司其他制度相冲突的,以本制度为准。
    二十三、本制度自二OO九年十二月一日起施行。
    南宁市XXx有限公司
    二OO九年十一月五日

    附件一:客户对账单
    修改方案:
    1左上角主体:写明相应主体全称
    2上月结欠及累计结欠改为"上月欠款"及"累计欠款"

    附件二:欠款确认书
    欠款确认书
    福建XXx有限公司广西分公司(或南宁市XXx有限公司):
    经财务核对,截止     年   月   日 ,我方尚欠贵方货款      元未结清。
    特此确认
    确认人(签字盖章):
    年  月  日 应收账款管理制度