百货采购作业程序

    百货采购的特点
    ◎ 货源广泛
    百货生产的工艺相对简单,技术要求也不是特别高,因此其生产厂家众多,货源十分广泛。就我国目前的百货生产及集散地主要在珠江三角洲,苏南经济圈及以义乌为中心的浙江等地。

    ◎ 价格差异大
    由于生产厂家,用料、工艺及技术的不同,百货采购的价格差异很大。例如,同是一件西服,有几十元的、几百元的、进口的名牌西服则高达几万元。

    ◎ 品种繁多
    百货采购总的特点是杂。百货的种类多,同一品牌的型号,花色也很多。

    ◎ 技术性较强
    这是由于百货的自然属性所决定的。商品结构复杂,品种繁多,因为在经营上、保管运输上等都要求有一定的技术性。例如,玻璃制品必须要有很好的防震措施,衣服必须要有较好的保管条件,对于衣服的采购,采购人员必须有丰富的经验,对流行趋势、色彩具有很高的把握能力。

    百货采购的方式
    百货采购的方式是根据商品的销售情况,商品本身的特点和市场供求情况来确定的,百货的采购方式主要有以下几种: 
    ◎ 订购
    订购也称订货,超市和供应商,通过签订合同方式预先进行订购,也可以提供样品进行订购,供应商则按照合同规定的商品品种、规格、质量、数量、交货时间等进行交货。采取订购方式所收进的商品也都是比较重要的商品,订购一般要付给供应商一定的定金。

    ◎ 选购
    选购是指超市根据需要向供应商选购商品,超市在进货上有充分的自主权,供应商也比较自由,这种方式能按需订购,避免商品的积压或脱销。订购、选购应是超市向供应商采购商品的主要方式。

    ◎ 进口商品
    超市还根据国家的政策,结合市场需要,向国外供应商订购。订购时要说明商品的名称、数量、规格以及交货时间、运输方式等,集中送交外贸部门审批,并由有关进口公司据此向国外订货,然后根据国家规定的程序办理进货手续。我国加入WTO后超市进口商品的手续将会越来越简单。

    ◎ 分配、调拨
    由超市总部向各分店分配、调拨百货,也是超市的主要采购进货方式。

    ◎ 企业代销
    指商品销售以后再办理结算手续。这一形式是在市场商品日趋丰富,有些商品产大于销的形势下出现的。超市对于一些不收购、不订购、不选购的商品,以及正在打开销路的新产品等,由供应商委托代销,付给一定的手续费或给予一定的价格折率,这可使超市不担风险,放手销售,既有利于开拓商品的销路,促进工业生产的发展,又有利于扩大商业自身的采购业务,增加企业的收益。

    ◎ 联营联销
    这一形式使工商、商商双方利益发生了内在联系,根据工商、商商双方各司其责,利益均沾、风险同担的原则实行联营联销。
    百货采购的作业程序
    百货采购的作业程序主要包括制定采购计划、下达订货单及验收处理。这里以实例形式介绍订单处理的作业程序。

    ◎ 例行订单的作业程序
    本作业程序适用于如下商品:
    较无季节性的商品
    货源稳定的商品
    价格稳定的商品

    由百货部门的营业组长来执行续订货程序,其作业程序如下:
    (1) 组长查核订单建议表,如有修改,则在旁边注明。
    (2) 交由经理审核。
    (3) 行政组于17:00以前收集订单建议表,将内容输入电脑。
    (4) 第二天8:00以前,www.fang668.com电脑部会自动打印出正式订单,行政组负责核对。在中午12:00以前传真给供应商。
    (5) 供应商收到订单后回电告知行政组已收到订单。
    (6) 验收组收货时,凭供应商的订单复印件,输入电脑即可打印订单作为依据。
    ◎ 经常性订单作业程序
    本作业程序适用周转率高的商品(期间30天,周转6次以上)。大件商品:如卫生纸、家具,因体积大,没有很多空间可以储藏,因此只能订8天左右的数量。由食品及百货部门的各组组长来执行续订货程序。在下广告促销品订单时,须与采购组协调有关事项。

    其作业流程内容如下:
    (1) 组长填写订货申请单。
    (2) 交给副经理、经理审批。
    (3) 行政组于15:00以前收集续订货申请单并输入电脑完成正式订单,并将正式订单的号码填入续订货申请单,于17:00以前将续订货申请单交给供应商,传真后的续订货申请单作为追踪的依据保存。
    (4) 供应商:供应商收到订单后回电告知行政组。
    (5) 收货组:收货时,供应商告知收货组订单号码,输入订单号码即可找出订单以作为依据。
    ◎ 百货紧急订单作业程序顾客大量购买或订货系统估计错误导致缺货时。由食品及百货部门的营业组长执行紧急订货程序。其作业程序如下:
    (1) 组长填写紧急订货申请单。
    (2) 立即交由副经理、经理审核。
    (3) 行政组将资料输入电脑完成正式订单,将订单号码填入紧急订货申请单,立即传真给供应商,并同时通过电脑联络确认。
    (4) 收货组:供应商送货时告知订单号码;收货组输入订单号码后,优先收货并同时通知卖场,等收货完成后立即送入卖场。