如何编制入伙工作方案

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    入伙管理工作是物业管理公司第一次正式面向业主提供服务的重要工作,也是考验物业管理公司综合管理能力的重要指标之一,而对于跨区域的楼盘入伙,总公司的控制能力相对较弱,入伙工作的成败主要取决于入伙方案编制的水平高低。

    随着物业管理服务工作朝着标准化管理的方向不断迈进的趋势,大多数物业管理公司都在认真研究物业管理的每一个工作环节的可控制性和可操作性,希望通过标准化的管理流程规范物业管理行为,减少服务工作的失误率,降低管理成本和业主投诉。故此,如何编写高水准的入伙方案无疑成为摆在物业管理公司面前的重要工作。

    一、物业管理入伙方案编制的数据收集

    编写入伙方案之前,要进行相关数据的采集,通过收集相关数据和信息,并分析整理,才能根据不同的项目"量身定做"适合的入伙方案。数据采集工作主要包括以下内容:

    (一)向地产公司采集相关数据:

    1、了解交房情况:这里主要涉及的数据和信息包括:交房时间与交房面积:因交房数据是由地产公司直接掌握,编写前切忌采集双方签署《前期物业管理服务合同》的数据,因地产公司往往会由于建筑工期等不可预测因素而改变交房时间,也会销售情况的变化造成交房面积发生变化。在编写前一定要与地产公司相关部门进行沟通,了解最新的交房数据。
    2、收集地产公司相关部门及施工单位的分布情况:因交房工作是需要很多部门涉及的工作,依靠物业管理公司是无法单独完成的,涉及的部门主要包括:地产公司的销售部门及工程管理部门、市政配套服务部门如供电供水供气等部门、各工地施工单位部门。
    3、了解施工收尾工程进度:因入伙方案编制过程中涉及工程进度与物业公司接管工作的衔接,且往往留给物业公司接管验收的时间比较短暂,故根据收尾工程的不同,方案中应作好整体时间的安排。
    4、了解施工质量和交房户型布局:工程施工质量的好坏直接影响接管验收工作的进度,也影响业主收楼的效果,物业公司要在交房前将接管验收工作中发现的问题及时提交施工单位进行整改是保证交房工作顺利进行的重要环节。户型分布的掌握有利于提供及时有效的业主二次装修管理,物业管理人员在交房前应了解户型及房屋结构,便于指导业主二次装修工作。
    5、收集购房业主的信息。

    (二)向当地房地产行政主管部门采集相关数据:

    1、了解当地的房地产法规:
    2、了解当地的收费项目:

    (三)向当地同行采集相关数据:

    1、了解当地业主的消费心理:
    2、收集当地的人力资源情况及工资情况:
    3、了解水、电、暖气、天然气、垃圾处理等生活配套情况;

    二、入伙管理方案的编制

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    (一)编制项目概况

    根据以上了解和收集的数据,整理出项目概况及交房概况,对项目交房进行总体评估,以便物业管理人员对交房工作有一个整体的认识。主要包括以下内容:
    1、项目基本情况
    2、交房情况
    3、需重点解决的问题

    (二)编制入伙所需要的外部条件具备情况

    根据相关法规规定,针对以下工作编写交房外部条件具备情况:
    1、已通过竣工验收与接管验收情况说明。
    2、工程遗留问题得到解决的情况说明。
    3、工程资料移交情况说明
    4、业主档案资料移交情况说明
    5、小区实现基本使用功能,满足日常生活所需情况说明
    6、配套设施完善情况说明
    7、物业公司依法经营手续准备情况说明

    (三)编制组织机构设计与人员配置说明书

    1入伙专项工作人员调配

    (四)商讨并编制入伙流程

    与地产公司衔接并商讨业主入伙服务流程:

    1、制订入伙流程图
    2、编写《入伙通知书》、《业主公约》、《业主收楼证明》、《业主入伙登记表》、《楼宇验收记录表》、《前期物业管理服务协议》、《业主临时公约》、《交房流程表》、《消防安全责任书》、《业主入伙资料和物品领用清单》、《业主家庭情况登记表》
    3、编写交房各责任部门的业务联系人及联络电话表

    (五)编制员工招聘与培训计划

    1、员工招聘计划:要具体列明招聘的时间、人数、任职条件及到岗时间,并注明招聘费用。
    2、 员工培训计划:入伙之前员工培训的主要内容包括:物业管理理论知识培训、物业管理法规知识培训、物业管理实操培训(各岗位工作要求须掌握的技能知识,包括各部门的作业指导书)、职业道德培训、入伙、业主二次装修工作演练。

    (六)编制前期开办费支出费用预算

    根据《管理方案》及现场实际情况由项目经理进行市场调研后具体编制,应注明分批采购及完成时间的时间,报公司审批后执行。
    1、公用品支出:主要包括,办公桌、椅;文件柜;培训白板;电话;电脑;电脑台、椅;打印机;饮水机;传真机;计算器;保险柜;过塑机;空调;日常办公用品及耗材;沙发茶几;钥匙柜等,并列明数量及采购预算。
    2、安全管理用品支出:保安服装配件;迷彩作训服;迷彩胶鞋;军警靴/鞋;军大衣;对讲机;雨衣;橡胶警棍;应急灯;防暴手电筒;值班桌椅;自行车打气筒;巡逻车;撬棍,消防斧,消防桶;防毒面具;防火手套;消防头盔;消防铲;手提式灭火器。
    3、维修用品支出:万用表;兆欧表;钳形表;电工刀;试电表;绝缘手套;绝缘鞋;钢丝钳;尖嘴钳;电烙铁;工具袋;冲击钻;手电钻;小钻床;砂轮机;多功能组合套筒;工作台;钢锯弓;钢板尺;电焊机;管道疏通机;人字铝梯;活动板手;瓦刀;内六角扳手;水平尺;安全带;便协工具箱;材料架;手电筒;螺丝刀

www.fang668.com ;绞丝机;龙门钳;冲击钻头;钻花;锤子;丝板;管道疏通机;管钳;塞尺;封口钳;锉刀;剪刀;剥线钳;雨衣;雨靴;应急灯;射钉枪;高压试电笔;斜口钳;扁铲;压线钳;呆扳手;维修耗材等,注明用量及费用预算。
    4、清洁用品支出:洗地机;吸尘器;高压水枪;垃圾桶;高级不锈钢垃圾筒;清洁开荒用具清单,注明用量及费用预算。
    5、物业管理标识支出:工作指示牌;告示水牌;绿地提示牌;设施、场地警示牌;工程设施标识;管理处服务标识牌;设备安全操作牌;印刷入伙资料等,注明用量及费用预算。
    6、后勤物质支出:员工服装;热水器;洗衣机;电视机;电视机柜;单人床;双层床;床上用品;电风扇;员工更衣柜;常用急救药品;宿舍整建;管理处装修;招聘支出;车旅费;社交费等,注明用量及费用预算。

    (七)编制收费计划与收费清单说明书

    根据市场调查后的数据按以下内容具体编制。收费项目一般包括:

    1、管理费:一般预收半年或三个月。
    2、装修违约保证金:部分城市政府规定不得收取的应取消此项收费。一般根据当地惯例向业主和装修公司同时收取。
    3、水电周转金或预收水电费:部分城市政府规定不得收取的应取消此项收费。主要考虑到业主装修期间交费不方便,根据当地惯例可按业主三个月的用量,按房屋面积估算收取。
    4、装修垃圾清运费:部分城市政府规定不得收取的应取消此项收费。可根据当地惯例参照收取。
    5、车位租赁费:根据当地物价局指导价向车主收取。
    6、代收代交服务费:与相关部门沟通后,协助收取。
    7、其他经营收入:一般在装修期间可利用物业公用场地进行多种经营,引进商家为业主提供装修材料销售服务。

   ( 八)编制交房前工作安排说明书

    根据现场熟悉情况,结合地产公司施工收尾工作安排,具体编制交房前物业管理服务工作的具体安排,主要包括以下内容:

    1、办公室及后勤事务完成时间表
    --管理处装修完毕,完成时间
    --办公设备到位并能有效运作,完成时间
    --办公电话通讯畅通,完成时间
    --员工宿舍、食堂落实并发挥功能,完成时间
    --员工档案已经建立,完成时间
    --管理处正式成立、挂牌,完成时间
    --照相人员及器材已落实,完成时间
    --物业作业规范指导书的编制,完成时间

    2、VI系统完成时间表
    --《VI手册》已通过评审,完成时间
    --员工服装、工作牌办公区标识系统安装到位,完成时间
    --VI礼品购置完毕,完成时间
    --入伙接待现场标识系统安装到位,完成时间
    --辖区内外指示标识、指引标识、服务标识基本安装到位,完成时间
    --停车场通过安全审查达到合格,完成时间
    --楼号牌、单元牌、楼层牌、房号牌及消防疏散标识系统完善,完成时间

    3、印刷或购置以下各类入伙表格及物品:
    --《住户手册》,印刷份数及完成时间
    --《业主临时公约》,印刷份数及完成时间
    --《住宅使用说明书》,地产公司提供,及完成时间
    --《住宅质量保证书》,地产公司提供,及完成时间
    --《入伙登记表》,印刷份数及完成时间
    --《业主交费一览表》,印刷份数及完成时间
    --《入伙物品领用登记表》,印刷份数及完成时间
    --《入伙验房表》,印刷份数及完成时间
    -

www.fang668.com -《业主家庭情况登记表》,印刷份数及完成时间
    --《装修申请表》,印刷份数及完成时间
    --档案袋,印刷份数或由进场商家提供及完成时间。
    --法律法规宣传张贴,包括《物业管理条例》、《物业服务收费明码标价规定》、《物业服务收费管理办法》、《住宅室内装饰装修管理办法》、《业主公约》、《前期物业服务协议》以及地方性涉及收费的法律法规及完成时间。
    --温馨提示牌订做及完成时间。

    4、环境布置工作完成时间安排表
    --入口处挂横幅,插彩旗,营造热烈的气氛。
    --设置指路牌,由入口处到管理处。
    --挂灯笼,飘小彩带,摆放花篮、盆景。
    --张贴醒目的"办理入伙手续流程图"。
    --管理人员着装整洁,精神饱满并经严格训练。
    --办公室内资料摆放整齐有序。
    --清洁开荒已经完毕。
    --区内绿化集中整理完毕。
    --区内平面显眼设施设备集中维护完毕。

    5、其他工作完成时间表
    --制订应急接待预案。
    --制订突发事件处置预案。
    --所有单元门(包括进户门)窗已锁闭,业主钥匙已编号管理。
    --电梯保护。
    --地产交房维修协调小组成立,施工单位维修责任已落实。
    --接待现场功能区分,主要包括:接待区、客户等候区、资料确认处、交费处、签约处、楼宇验收处、装修手续咨询处、物业经理接待处、洗手间等。
    --常见问题的解释
    --常见问题的处理
    --新闻媒体接待与现场拍照安排。
    --业主档案的制作管理工作。

    (九)物业管理入伙方案的审批

    1、入伙方案编制完毕后,由项目经理召开专项会议,各部门业务主管进行修订完善,经项目经理审核同意后报总公司审批。
    2、总公司收到报送的入伙方案后,应组织总公司各业务部门召开专题会议,讨论入伙方案的可行性,必要是派专人到现场进行数据调查与核实,最终审批并下达该入伙方案。

    (十)编写注意事项

    1、方案的编写要注意时效性,因项目属于跨区域运作,很多事情由于业务授权的问题,往往需要总公司审批后方能操作,故此,方案的编制应当在业主入伙工作开始前两个月进行。
    2、市场调研尤其重要,不同地域有不同的政策法规限制及当地的消费习惯,只要作好市场调研,全盘综合考虑,才能保证入伙方案的可操作性。

    3、各部门的职责分工与人员配置
    (1)协调组负责组织安排入伙工作,由项目经理直接负责,公司总部管理中心技术支持。
    (2)接待组负责业主的接待登记及收取证件并转交给签约组。
    (3)收费组负责核收各项入伙费用,由财务部直接负责,公共事务部协助。
    (4)签约组负责指导业主填写入伙表格(《业主档案卡》);与业主签定《前期物业管理服务协议》、《业主临时公约》及《消防安全责任书》,并发放钥匙及相关资料作好登记工作,公共事务部负责。
    (5)验房组负责陪同业主验房,作好水电气抄表、验房签字及跟踪房屋整改工作,机电维修部负责,公共事务部协助。
    (6)环境组负责交房现场及小区环境的清洁保洁与绿化美化工作,由环境服务部负责。
    (7)保安组负责交房现场及小区安全与交通疏导工作,由护管部负责。
  

www.fang668.com   (8)维修组负责保证小区供电供水正常,处理紧急维修事件,由机电维修部负责。
    (9)后勤组负责媒体接待、员工工作餐及现场拍照工作。

    4、入伙期间人员配置表(根据《管理方案》及现场情况编制(示例)

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