文件控制程序

    1.0 目的 
    对质量管理体系文件进行统一管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。

    2.0 范围
    适用于质量管理体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的管理。其他类别文件如通告、通知等不在此程序适用范围内。

    3.0 职责
    3.1 总经理负责《质量手册》、《程序文件》及外来文件使用的批准。
    3.2 管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准《作业文件》。
    3.3 各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的《作业文件》。
    3.4 全面质量(来自:www.fang668.com)管理办公室负责组织对质量管理体系文件的发放控制。
    3.5 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的存档及外来文件的获取、签收、存档。
    3.6 全面质量管理办公室负责收集有关物业管理外来文件及审核。
    3.7 工程维护部经理负责对所收集的工资技术资料的审核、管理。

    4.0 工作内容
    4.1 文件编号
    4.1.1 体系文件架构
    第一层文件:质量手册 第二层文件:程序文件 第三层文件:作业文件
    4.1.2 质量手册用QM(即英文Quantity  Manual的简称)表示,编号为:
    QM-××(发放编号)。
    4.1.3 程序文件用QP(即英文Quantity  Program的简称)表示,编号为:
    序号 标准要素号 程序文件代号
    4.1.4 作业文件用WI(即英文Working  Instruction的简称)表示,编号为:
    作业文件序号 标准要素号或程序文件编号 作业文件代号
    4.2 编写与审批
    4.2.1质量手册, 全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。
    4.2.2程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。
    4.2.3作业文件,各部门负责审核,由管理者代表批准。

    4.3 文件版次
    文件的最初版本状态用A表示,修改状态用0。若文件进行改版,则版本状态依据改版的次数依次变更为:B、C、D、E……;若文件进行修改,则修改状态(来自:www.fang668.com)依据修改的次数依次变更为:1、2、3、4……。文件的修改总量累计达到50%或经过第10次修改时,应对文件实施改版,即版本序号变更为下一个英文字母,而修改状态变更为0。

    4.4 文件受控
    4.4.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖“受控文件”印章;
    4.4.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。

    4.5 文件发放与回收
    4.5.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。
    4.5.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。
    4.5.3 由于工作的需要或原文件丢失、破损,需要补发文件时,应按下列规定办理。
    a. 申请方填写《文件补

    4.6 文件保管与复印
    4.6.1 受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。
    4.6.2 使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。
    4.6.3 分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门
    内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后方可复印, 并将分发号填写在《收发文件登记表》中。

    4.7 文件评审与修改
    4.7.1 文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。
    4.7.2 文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。
    4.7.3 全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。
    4.7.4 修改方式
    4.7.4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;
    4.7.4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;
    4.7.4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。
    4.7.5 小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。

    4.8 文件作废处理
    4.8.1 对旧版质量管理体系文件,由全面质量管理办公室在发放新文件时对旧版文件进行回收,加盖作废印章后(来自:www.fang668.com)留一份存档备查,其余填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后统一销毁。
    4.8.2 如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上加盖“作废留用”章。

    4.9 外来文件
    4.9.1 全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。
    4.9.2 全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件交全面质量管理办公室主任对其适宜性、充分性进行审核,批准后执行。全面质量管理办公室加盖“受控文件”章,并登记在《外来政策法规文件清单》上。
    4.9.2 各物业公司管理处对需向业户公开的外来文件,其范围、程序按《提供给顾客文件控制程序》执行。

    5.0 相关文件
    5.1 《提供给顾客文件控制程序》(QP-4.2.3-03)
    6.0 记录表格
    6.1《收发文件登记表》(QR-4.2.3-01-01)
    6.2《文件更改通知单》(QR-4.2.3-01-02)
    6.3《外来政策法规文件清单》(QR-4.2.3-01-03)
    6.4《质量管理体系文件清单》(QR-4.2.3-01-04)
    6.5《文件销毁申请表》(QR-4.2.3-01-05)
    6.6《文件补发审批单》(QR-4.2.3-01-06)