物业早期介入与前期管理培训

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    物业早期介入与前期管理培训
    早期介入
    一、物业管理早期介入的涵义
    所谓物业管理的早期介入,是指物业管理公司在接管物业之前,就参与物业的策划、规划设计和建设,从业主、使用人及物业管理的角度提出意见和建议,以便物业建成后能满足业主、使用人的需求,方便物业管理。

    二、物业管理早期介入的作用
    (一)完善物业的规划设计和使用功能 
    即在物业布局、配套,建筑造型,房型设计,电力负荷设计,垃圾站点布设,建材选用,供电供水、污水处理、电话、有线电视等的管线铺设、空调排烟孔位预留等方面根据经验提出建设性意见。充分考虑住户生活的安全、舒适与便利。
    (二)更好地监理施工质量
    消除施工质量的隐患,保证后期用户的可靠使用,物业管理的方便。
    (三)为验收接管打下基础
    由于对物业的土建结构、管线走向、设施建设、设备安装等情况了如指掌利于缩短验收时间、提高验收质量,便于对发现问题的交接处理。
    (四)便于日后对物业的管理
    1.方便日后维修保养计划的制定;
    2.方便日后检修,缩短检修时间;
    3.易保证维修质量;
    4.方便后期改建改造。

    三.物业管理早期介入的主要工作及充当的角色
    (一)立项决策阶段(充当顾问)
    在项目的市场定位、潜在业主的构成以及消费水平,周边物业管理概况以及日后的物业管理服务内容、标准及成本、www.fang668.com利润测算等方面提供参考建议,减少决策盲目性和主观随意性。
    (二)规划设计阶段(充当顾问)
    物业管理企业(人员)此方面长处:
    A、细节问题的发现与处理有着特殊的敏感性和应变力;
    B、改进意见或建议更易贴近业主们的实际需求;
    C、更能直接地把以往物业开发"先天不足"所造成的后果反映出来,以防患于未然。
    侧重从以下方面提出看法和建议:
    1、养护、维修方面
    建筑材料的选用、设备设施的性能特点、使用效果、养护、维修乃至更换的成本费用。
    2.日常管理方面
    中央监控室、设备层、管理用房、大门、总台等的设置与标准;
    人流通道、车辆进出和停放、保安、消防等人防、技防措施在图纸上的具体落实;
    垃圾容器及堆放、清运点的设置,外立面附属物预留位置及孔洞大小等。
    3. 日后管理服务方面
    从物业现有总量,使用人口数量、发展趋势和消费需求等出发,考虑各类商业网点和生活、教育、娱乐设施的服务内容、服务半径、服务对象来决定这些设施配备。
    4.物业自身方面
    综合考虑物业总体布局、空地、绿化开发与利用,公共活动场所与道路循环系统,房型功能构想与匹配比例,内外装修标准等,以提升物业内在价值和环境效果。
    (三)施工安装阶段(扮演监理)
 

www.fang668.com    监督基础隐蔽工程、机电设备安装调试、管道线路的敷设及走向等日后难以从建筑外观上察觉的施工质量,收集资料,熟悉情况,提出整改意见,督促落实。
    (四)接管准备阶段(开始管家)
    步骤:
    1.  与房地产开发企业接洽前期物业管理委托事项
    主要是管理服务内容、标准、期限;保修责任的委托与实施;遗留扫尾工程、空置房经租或看管等代为办理事项;管理服务费构成及筹集;管理用房、经营用房的提供使用及收益分配;  物业及相关资料的验收接管。
    2.  制定接管方案
    对人力、物力等自身条件和接盘运作、盈亏风险作出科学测算,据此制定接管方案,以此与房地产开发企业进一步协商或竞标。
    3.签约,实施验收接管
    依照国家建设部制订的《中华人民共和国标准-房屋接管验收标准》、《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》接管。同时做好档案资料的移交工作。
    必不可少的档案资料有:规划图、竣工图,地下管网竣工图,各类房屋清单,单体建筑结构图、设备竣工图及合格证或保修书,公用设施设备及公共场地清单,有关业主或承租使用人的相关资料。
    4.制定系列管理制度
    根据前期物业管理合同所赋予的管理职责,制定一系列管理制度,以建立正常的管理秩序。
    5.组成该物业的常设管理机构
    为了迎接即将到来的业主入伙,着手组成该物业的常设管理机构,配备管理人员。
    6.建立与社会协作单位的联络,构筑综合服务网络
    7.参与物业"开盘"
    物业"开盘"之日就是前期物业管理开始之日,物业管理企业可以和开发商一起参与做好楼盘营销。

    前期管理
    一、前期物业管理的涵义
    前期物业管理,是指住宅出售后至业主委员会成立前的物业管理。
    前期物业管理的必要性:
    (一)民事法律关系主体资格的需要
    (二)物业管理不可间断性的需要
    前期物业管理的责任人是该物业的开发商。
    前期物业管理合同的有效期一般与政府要求房地产开发企业对物业的保修期限相一致。
    前期物业管理合同至业主委员会与其选聘的物业管理企业签订物业管理合同生效时终止。

    二、前期物业管理中权利主体的相互关系
    前期物业管理阶段,形成了开发企业、受托的物业管理企业以及业主三个权利主体共存的法律关系。
    开发企业与物业管理企业达成的前期物业管理委托合同须向行业主管部门备案。
    开发商与业主:买卖关系
    开发商与物业公司:合同聘用关系
    物业公司与业主:服务与被服务关系
    买受人如果拒绝接受拟定的前期管理合同也就意味着物业买卖无法成交,这是对开发企业和物业管理企业最有效的制约。反之,业主一旦接受了这份合同的规定内容,也就必须在前期物业管理阶段服从物业管理企业依法依约进行的管理。

    三、前期物业管理与早期介入的区别
    1、早期介入的物业管理企业不一定与开发企业确定管理合同委托关系,而前期物业管理必须有委托关系,管理者已依法拥有该物业管理经营权;
    2、早期介入一般还未确定物业与业主等具体管理对象,而前期物业管理必须有明确的管理对象;
    3、在早期介入工作中,物业管理企业只是起辅助作用,而在前期物业管理中,物业管理企业起主导作用。

    四、前期物业管理的主要内容
    一)、管理机构的设立与人员的培训
    机构的设置应根据委托物业的用途、面积、管理深度、管理方式等确定;
    人员的配备除考虑管理人员的选派外,还要考虑操作层(维修养护、保安、清洁、绿化等人员)的招聘。
    依据职责分别进行培训。

    二)、规章制度的制定
    必要的规章制度:
    管理机构的职责范围
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www.fang668.com sp; 各类人员的岗位责任制
    物业各区域内管理规定
    用户(住户)手册等。

    三)、物业的验收与接管
    物业的验收是依照国家建设部及省市有关工程验收的技术规范与质量标准对已建成的物业进行检验,它是直接关系到今后物业管理工作能否正常开展的一个重要环节。
    物业接管是房地产开发企业向接受委托的物业管理公司移交物业的过程,移交应办理书面移交手续。
    开发企业还应向管理单位移交整套图纸资料,以方便今后的物业管理和维修养护。
    在物业保修其间,接受委托的物业管理公司还应与房地产开发企业签订保修实施合同,明确保修项目、内容、进度、原则、责任与方式。

    四)、进户管理
    进户,是指业主、使用人正式进住使用物业,俗称"入伙"。
    商品房购房业主或承租使用人的进户程序一般为:
    1.发入伙通知书
    在物业正式使用条件全部具备后向业主或使用人发出入住书面通知书。
    2.带业主或使用人实地验收物业
    着重勘验 (1)房建质量
    (2)设备质量,运转情况
    (3)房型、装修、设施配备等是否与合同相符
    (4)外部环境状况及影响
    3.约定代为装修、添置或更换自用设备或设施等事宜即各种代办事宜
    4.签订《物业使用公约》
    主要内容包括:在分清自用与公用部位、设备、设施的前提下确定双方享有的权利和应尽的义务,物业正常使用的行为规范及相应的违约责任。
    5.要求业主或使用人如实填写登记卡
    内容包括:业主或使用人的名称、通讯联络方式、所占用物业的编号、设备、设施及泊车位分配等内容。属于非居住性质的物业还需登记营业执照、经营范围、职工人数、出行、用餐等相关情况,便于物业管理与服务。
    6.向业主或使用人发放《用户手册》
    使他们了解物业概况,各项管理制度,如车辆停放管理,装修搬迁管理,物业保修的责任范围、标准、期限等等方面的规定,以及楼层权力归属、公用设施设备的合理使用等,以便正确把握自己的行为。
    7.筹集维修基金,预收物业管理费或租金
    物业管理公司根据有关规定或双方约定向业主或使用人筹集维修基金,预收物业管理费。
    8.向业主或使用人提供办事指引
    即向业主、使用人全面介绍物业管理区域和社区相关部门的办事指南,使他们能及时办理相关手续。
    9.业主、使用人签约领匙,完成进户程序

    五)、装修搬迁管理
    为了搞好装修搬迁管理,必须做好以下几点工作:
    (一)大力宣传装修规定
    规定主要包括以下几方面:
    (1) 装修不得损坏房屋承重结构,破坏建筑物外墙面貌;
    (2)不得擅自占用公用部位、移动或损坏公用设施和设备;
    (3)不提排放有毒、有害物质和噪声超标;
    (4)不得随地乱扔建筑垃圾;
    (5)遵守用火用电规定,履行防火职责;
    (6)因装修而造成他人或公用部位、设备或设施损坏的,责任人负责修复或赔偿。
    (二)加强装修监督管理
    审核装修设计图纸,派员巡视施工现场,发现违约行为及时劝阻并督促其改正。
    (三)积极参与室内装修
    (四)合理安排搬迁时间

    六)、档案资料的建立
    档案资料包括两种:1、业主或使用人的资料      2、物业资料
    业主或使用人资料:业主使用人姓名、进户人员情况、联系电话或地址、各项费用的缴交情况、房屋的装修等情况。
    物业资料:主要包括物业的各种设计和竣工图纸,位置、编号等。
    档案资料的建立主要应抓收集、整理、归档、利用四个环节。
    收集的关键是尽可能完整。
    整理的重点是去伪存真,留下物业管理有用的资料。
    归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
    所谓"前期物业管理",是指房屋出售之日起至业主委员会与物业管理企业签定的《物业管理合同》生效时止的物业管理。它有别于我们通常理解的一般意义上的物业管理。从时间段来看,一般意义上的物业管理是从住宅小区成立业主委员会,由业主委员会选聘物业公司后开始的,而前期物业管理仅存在于业主委员会成立之前。
    然而,物业管理行业是一个较为特殊的

www.fang668.com 行业。物业管理公司在前期介入时,所需从事的准备工作较多,还要先期投人人力乃至财力,各方关系也比较复杂,只有短期的合作是无法显现出经济效益的。因此,只有签定较长年限的物业管理合同时,才能使物
    业管理公司获得较好的回报,而这恰恰是前期物业管理所无法做到的。因此,物业管理公司在签定前期物业管理合同时,最好能对合同条款进行仔细斟酌,对某些条款予以精心处理,以保障自己的权益。
    前期物业管理的法律关系主体与一般意义的物业管理不同。前期物业管理期间,由于业主委员会尚未成立,无法由业主委员会选聘物业管理公司,但由于已有部分业主入住,不能没有物业管理和服务,所以只能由开发商选聘物业管理公司,或由开发商直接从事物管理工作。因此,一般意义的物业管理法律关系主体只有物业管理公司和业主委员会,而前期物业管理法律关系主体却包括了开发商、业主及物业管理公司三方。
    也正是由于其法律关系主体的特殊性,物业管理公司在接受开发商选聘时,应清楚地意识到,自己所从事的仅是前期物业管理,开发商无权与物业公司签定长期的物业管理合同。事实上,一旦该小区的业主委员会成立,无论开发商与物业公司之间是如何约定的,业主委员会均有权解聘该物业公司。因为,开发商签定物业管理合同的主体资格,在其将不动产所有权转移给业主时也一并转给了业主。
    在实际操作中,曾有物业公司为了省事,直接以开发商与物业公司签定物业管理合同为依据对小区进行管理的情况发生,而开发商在与住宅买受人签订住宅转让合同时,也未将该物业管理合同转让给买受人,最终导致发生矛盾后,该物业管理合同由于主体资格问题而被法院不予认定。由此可见,物业公司在签定合同时,应首先考虑合同的相对方是否有权签定该合同,是否有权承诺合同中的某些条款,决不要想当然地去做一些事情。有时候,咨询一下律师可能会为你避免许多不必要的麻烦。 物业早期介入与前期管理培训