业主档案管理规定

    1.目的

    1.1规范业主档案的管理工作

    2.适用范围

    2.1适用于物业服务中心业主档案的动态管理。

    3.职责

    3.1客服组主任负责监控业主档案保管与跟踪工作。

    3.2客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

    4.程序要点:

    4.1由客服组前台对业户档案的管理,为严格对业户档案管理,保证档案管理有效性、规范性,加强对业户资料的保密工作,特制定如下管理规定。

    5.业主档案内容。

    5.1收楼资料;

    5.2收楼证明书;

    5.3管理规约签约页;

    5.4楼宇遗留记录;

    5.5业主身份证复印件(业主及家人小一寸照片二张);

    5.6《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。(装修申请表,施工单位营业执照及资质证复印件,业户委权/委托书等);

    5.7《物业服务合同》

    5.8《业主家庭情况登记表》

    5.9《物品资料及钥匙签收表》

    5.10《业主证领用登记表》 

    5.11《业主收楼房屋检查情况表》

    5.12《违章处理通知单》

    5.13 业主的有关证件复印件。

    5.14 其它应保存的资料。

    6. 业主档案袋的整理

    6.1业户资料整理、分类:

    6.2 资料按一户一档,分区、分楼号存放,贴上清晰标签,以便查找;

    6.3 业户资料收集装订成册,按时间先后排列,最早资料于最后一页存放,之后增加的资料于其面上增加,编上页码,编写目录,册面填写"业主档案资料情况"表;

    6.4 资料收集按先后顺序主要分为三大部份:

    6.5 业户资料归档时间和

    6.6 客服组办理完单元交付手续后,将业户资料交于前台;

    6.7 前台中班人员将业户资料输入电脑后,按楼名整理存档;

    6.8 对已收楼业户平时所新增的资料由客服组按上述规定处理;

    6.9 客服组前台每月30日进行一次检查,发现问题上报主任及时采取补救措施,确保档案的安全性及准确性;

    6.10 每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理;

    6.11 销毁档案有关文件必须从严掌握,慎重从事;对经鉴定无保存价值的资料,由部门主任审批后销毁。

    7.业户资料查阅及印取:

  &

    7.2经客服组主任审批同意后,前台服务人员开启相应的业户档案,抽取有关业户资料;

    7.3属查阅资料的,由前台客服助理陪同进行现场查阅;

    7.4属印取资料的,前台客服助理严格按上级领导审批意见进行印取;

    8.保密要求:

    8.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下,须予以上锁;

    8.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码,并于每月30日进行一次更新;

    8.3违反上述要求的,对责任人给予口头警告处理;

    8.4泄露遗失业户资料的,对责任人给予书面警告处理,造成严重影响的,给予辞退。

    9.业主档案的跟踪:

    9.1对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立"业主档案",同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

    9.2业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报物业经理批准,经客服组主任办理登记手续后方可查阅。

    9.3业主档案应永久保存。

    9.4将各业主资料输入电脑进行管理。

    10.本规定执行情况作为客服组对档案客服助理绩效考评的依据之一。

    11.记录

    11.1《业主档案目录》